การวิเคราะห์สาเหตุรากคืออะไร? [+3 Template Resources]

ปัญหาจะเกิดขึ้นในทุกโครงการ ไม่ว่าคุณจะใช้มาตรการป้องกันใดและระบบจะคล่องตัวเพียงใด แต่คุณมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพที่เรียกว่าการวิเคราะห์สาเหตุ (RCA) ซึ่งจะช่วยคุณระบุปัญหาได้อย่างง่ายดาย

ผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญและหัวหน้าธุรกิจใช้ขั้นตอน RCA เพื่อค้นหาปัญหาที่ส่งผลเสียต่อธุรกิจ การระบุปัญหายังช่วยให้คุณพัฒนาวิธีแก้ปัญหาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเดียวกันในอนาคต

หากคุณเป็นผู้จัดการธุรกิจ ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ หรือผู้บริหารธุรกิจฝึกหัด คุณต้องเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการของ RCA และเครื่องมือหรือเทมเพลตที่สนับสนุน

อ่านบทความต่อไปเพื่อค้นหาข้อมูลพื้นฐานและขั้นสูงเกี่ยวกับ RCA นอกจากนี้คุณยังจะได้พบกับเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุรากที่ใช้งานง่ายซึ่งจะช่วยคุณในระหว่างอาชีพการจัดการโครงการของคุณ

สารบัญ

การวิเคราะห์สาเหตุรากคืออะไร?

อาร์ซีเอเป็นขั้นตอนในการหาต้นตอของปัญหาและคอขวดเพื่อพัฒนาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม กระบวนการนี้ถือว่ามีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงในการป้องกันและแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ แทนที่จะจัดการกับอาการเฉพาะบุคคล

ทีมของคุณสามารถดำเนินการขั้นตอน RCA ผ่านชุดหลักการ วิธีการ และเทคนิคต่างๆ คุณต้องกำหนดกระบวนการเพื่อให้ทีมสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรของ RCA เพื่อระบุองค์ประกอบที่ก่อให้เกิดปัญหาสำหรับแนวโน้มธุรกิจ โครงการ หรือเหตุการณ์ใดๆ

ระบบวิเคราะห์สาเหตุช่วยให้คุณระบุสาเหตุที่แท้จริงของความล้มเหลวหรือหยุดชะงักของกระบวนการที่เป็นระเบียบ ตัวอย่างเช่น การประมวลผลตั๋วบริการลูกค้า การผลิตสินค้า ฯลฯ จะต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ อยู่เสมอ อาวุธของคุณเพื่อต่อสู้กับปัญหาใหม่ ๆ คือ RCA และเอกสารประกอบ

อุตสาหกรรมหรือกิจกรรมเชิงพาณิชย์เกือบทั้งหมดใช้เครื่องมือนี้เพื่อตรวจหาปัญหาที่ลึกกว่าในการดำเนินการหรือกระบวนการบริการ เป็นไปไม่ได้ในเชิงเศรษฐกิจในการแก้ไขปัญหาเดิมทุกครั้ง ดังนั้นคุณต้องระบุสาเหตุที่แท้จริงแล้วกำจัดทิ้งทันทีโดยใช้เทคนิค RCA

ทำไมการวิเคราะห์สาเหตุรากจึงสำคัญ?

#1. ลดต้นทุน

หากการไม่บำรุงรักษาเครื่องจักรของโรงงานทำให้ชิ้นส่วนเคลื่อนไหวแตกหัก คุณอาจติดต่อผู้ผลิตเพื่อเปลี่ยนชิ้นส่วนเหล่านั้น หากเกิดขึ้นบ่อยครั้งจะทำให้ต้นทุนการผลิตสูงขึ้น แต่คุณสามารถดำเนินการ RCA เพื่อระบุสาเหตุหลักของการซ่อมบำรุงเครื่องมือ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

#2. การค้นพบข้อบกพร่องและสาเหตุหลัก

หากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ บริการ กระบวนการ เทคโนโลยี และระบบ การดำเนินการ RCA ก่อนเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะช่วยให้คุณระบุข้อบกพร่องในการออกแบบที่อยู่เบื้องหลังได้ เมื่อคุณแก้ไขปัญหาเหล่านั้นและส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ คุณจะได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า

#3. พัฒนาเครื่องมือแก้ปัญหากระบวนการที่คล่องตัว

เอกสาร RCA ให้ทุกคนที่เชื่อมโยงกับกระบวนการแก้ไขปัญหาในอนาคตตามบทความช่วยเหลือ ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องสำรองผู้เชี่ยวชาญหรือจ่ายเงินให้บุคคลที่สามทุกครั้งที่เกิดปัญหาเดิมขึ้น

#4. ทำให้สถานที่ทำงานปลอดภัยยิ่งขึ้น

สถานที่ทำงานส่วนใหญ่ที่จัดการภารกิจสำคัญและงานอันตรายจะดำเนินการ RCA เพื่อค้นหาปัญหาด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงานด้านความปลอดภัยในระดับท้องถิ่นหรือระดับสากล

#5. นำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาดได้เร็วขึ้น

หากคุณทำ RCA อย่างขยันขันแข็งก่อนเริ่มกระบวนการผลิต คุณสามารถแก้ไขข้อบกพร่องในการออกแบบที่มักจะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ปลายทางใช้ผลิตภัณฑ์ ดังนั้นคุณจะนำผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพออกสู่ตลาดได้เร็วกว่าคู่แข่งของคุณ

#7. ตอบสนองต่อปัญหาทันที

RCA ช่วยให้ธุรกิจพัฒนาขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) สำหรับปัญหาด้านความปลอดภัย เวลาหยุดทำงานของซอฟต์แวร์ การหยุดทำงานของกระบวนการ ภัยพิบัติทางธรรมชาติ ฯลฯ ดังนั้น ทีมของคุณสามารถทำตาม SOP และตอบสนองต่อปัญหาทั้งเก่าและใหม่ได้เร็วยิ่งขึ้น

  การแก้ไขที่ดีที่สุดสำหรับสตรีมที่เสถียร

องค์ประกอบของเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุรากที่ต้องมี

หากคุณกำลังสร้างเทมเพลต RCA หรือปรับแต่งเทมเพลตที่มีอยู่ ให้จำไว้ว่าคุณต้องรวมองค์ประกอบต่อไปนี้ในเอกสาร RCA:

#1. คำอธิบายของเหตุการณ์

คุณต้องสร้าง SOP โดยละเอียดสำหรับคำอธิบายเหตุการณ์ใน RCA นอกจากนี้ ควรมีรูปแบบที่เป็นที่ยอมรับทั้งบริษัท ซึ่งพนักงานหรือผู้บริหารจะกรอกรายละเอียด ข้อมูลคำอธิบายควรมีวันที่ เวลา คำจำกัดความของเหตุการณ์ พยาน เหยื่อ ฯลฯ

ส่วนไทม์ไลน์ควรมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ทั้งหมดก่อน ระหว่าง และหลังเกิดอุบัติเหตุหรือปัญหา จะช่วยค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของเหตุการณ์ คุณสามารถใส่ข้อมูล เช่น เวลา วันที่ บุคคลที่เกี่ยวข้อง เครื่องจักรที่เสียหาย ข้อมูลที่ถูกขัดขวาง ฯลฯ ในไทม์ไลน์

#3. วิธีการและทีมงานสอบสวน

ความสำเร็จของกระบวนการ RCA ทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับวิธีการและทีมงานที่จะดำเนินการตามขั้นตอน วิธีการของอาร์ซีเอควรเป็นไปตามหลักการ เครื่องมือ และแม่แบบมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม คุณต้องปรับแต่งพารามิเตอร์บางอย่าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกระบวนการผลิตหรือระบบการส่งมอบบริการ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอน RCA แล้ว ให้ร่างเอกสาร RCA และส่งข้ามแผนกเพื่อตรวจสอบและให้คำติชม วิเคราะห์คำติชมและความคิดเห็นเพื่อร่างเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุขั้นสุดท้ายที่แผนกหรือบริษัทจะปฏิบัติตาม

ตอนนี้รวบรวมผู้มีประสบการณ์จากกระบวนการและอธิบายขั้นตอนของ RCA ให้พวกเขาฟัง ซึ่งจะเป็นทีมงานที่มีหน้าที่ปฏิบัติตามวิธี RCA ที่บริษัทแนะนำอย่างขยันขันแข็ง

#4. สาเหตุ/ผลการสอบสวน

เมื่อคุณมี RCA แล้ว คุณต้องตรวจสอบปัญหาให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้ งานนี้ต้องมีทีมงานเฉพาะ คุณสามารถรวมผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ผู้ร่วมกระบวนการ วิศวกร ผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูล ฯลฯ ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ

กระบวนการตรวจสอบยังต้องมีขั้นตอนการบันทึกข้อมูล การวิเคราะห์ และการรายงานที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้า

#5. แผนปฏิบัติการแก้ไขกระบวนการ/ผลิตภัณฑ์

เมื่อผู้ตรวจสอบหาวิธีแก้ปัญหาของ RCA แล้ว คุณต้องจัดทำเอกสารคำแนะนำเหล่านั้น ตอนนี้ ร่าง SOP อีกฉบับเพื่อฝึกอบรมพนักงานที่ได้รับผลกระทบเกี่ยวกับวิธีจัดการกับเหตุการณ์ดังกล่าวในอนาคต

บางครั้ง ธุรกิจจะต้องได้รับ SOP ดังกล่าวที่ได้รับอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายเทคนิค ฝ่ายควบคุมคุณภาพ และโรงงาน เพื่อให้ทุกคนไม่พลาดการติดต่อ

#1. แผนภูมิพาเรโต

เครื่องมือ RCA นี้มีชื่อเสียงในกฎ 80-20 คุณสามารถใช้มันเพื่อแสดงภาพความถี่ของเหตุการณ์และผลกระทบที่สะสมได้ ผู้เขียน Pareto Chart, Vilfredo Pareto กล่าวว่า 20% ของข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจะทำให้ 80% ของความล้มเหลวในกระบวนการ

ดังนั้น ด้วยความช่วยเหลือของแผนภูมินี้ คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ 20% ขององค์ประกอบที่เป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ซึ่งมีแนวโน้มที่จะทำให้เกิดข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์หรือบริการเสีย

แผนภูมิพาเรโตเป็นกราฟแท่งที่มีสาเหตุและความถี่ของข้อผิดพลาด หากคุณสร้างกราฟได้อย่างแม่นยำ กราฟจะมองเห็นความเบ้ระหว่างความล้มเหลวและสาเหตุได้อย่างชัดเจน ผู้จัดการกระบวนการส่วนใหญ่พบว่ามันน่าแปลกใจที่ปัจจัยเล็กๆ น้อยๆ ทำให้เกิดความล้มเหลวส่วนใหญ่

#2. 5 ทำไม

เป็นขั้นตอนที่ง่ายที่สุดในการทำ RCA คุณต้องสร้างเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุหลักที่มีคำถามตามเหตุผลเท่านั้น ปกติต้องถามว่าทำไมถึงเกิดเหตุ 5 ครั้ง ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเจาะลึกถึงสาเหตุของกระบวนการหรือความล้มเหลวของผลิตภัณฑ์ได้

อย่างไรก็ตาม มี RCA ที่ใช้ Whys 5 รายการที่สามารถมีคำถามมากกว่า 5 ข้อ เนื่องจากกระบวนการต้องใช้ความสามารถในการสืบสวนและการตั้งคำถาม คุณควรปฏิบัติตามกระบวนการทั่วทั้งบริษัทสำหรับ RCA ดังกล่าว มิฉะนั้น คุณอาจไม่เชื่อถือการค้นพบจาก RCA ที่ใช้คำถามแบบสุ่ม

  Spotify Duo คืออะไรและเหมาะกับคุณไหม

5 ทำไมการวิเคราะห์ส่วนใหญ่ประกอบด้วยคำชี้แจงปัญหาและคำถาม 5 ข้อเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ในมือ ตัวอย่างเช่น เหตุใดตัวแทนจึงหยุดประมวลผลตั๋วของลูกค้า ถ้าคำตอบคืออินเทอร์เน็ต แล้วทำไมอินเทอร์เน็ตถึงล้มเหลว เพียงถามคำถามต่อไปจนกว่าจะถึงสาเหตุที่แท้จริง

#3. แผนภาพก้างปลา

Ishikawa หรือแผนภาพก้างปลาเป็นวิธีการแสดงภาพที่ได้รับความนิยมอีกวิธีหนึ่งของ RCA แผนภาพสุดท้ายดูเหมือนก้างปลาและด้วยเหตุนี้ชื่อ ผู้สร้างเครื่องมือนี้คือ Kaoru Ishikawa ผู้ริเริ่มการจัดการคุณภาพที่มีชื่อเสียงจากประเทศญี่ปุ่น

ส่วนขวาสุดหรือซ้ายสุดของแผนภูมิคือความล้มเหลวหรือปัญหา จากนั้น คุณวาดเส้นตรงและรวมหมวดหมู่ของสาเหตุที่เป็นไปได้ เช่น ขั้นตอน สิ่งแวดล้อม คน อุปกรณ์ ฯลฯ ในตอนนี้ คุณต้องระบุเหตุผลโดยละเอียดภายในส่วนเหล่านี้

ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือนี้ในเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงสำหรับปัญหาที่ไม่ทราบหรือไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญยังใช้แผนภาพก้างปลาเพื่อวิเคราะห์ปัญหาที่ซับซ้อน ค้นพบแง่มุมต่างๆ ของสาเหตุที่แท้จริง และค้นหาปัญหาคอขวดของกระบวนการ

#4. พล็อตกระจาย

เป็นเครื่องมือ RCA ที่ช่วยคุณสร้างเทมเพลต RCA ของกระบวนการสำหรับปัญหาที่ซับซ้อน เมื่อมีสาเหตุที่แท้จริงมากกว่าที่คาดไว้ในกฎ 80-20 คุณจะต้องเห็นภาพความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผล

พล็อตกระจายเป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการค้นหาความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรเชิงปริมาณ ที่นี่ คุณต้องสร้างกราฟกระจายของตัวแปรของเหตุและผล คุณต้องใส่เอฟเฟกต์บนแกน X และสาเหตุบนแกน Y

หากกราฟกระจายผลลัพธ์แสดงเส้นโค้งหรือเส้นตรง แสดงว่าส่วนประกอบมีความสัมพันธ์กัน หากไม่มีความสัมพันธ์ ให้เปลี่ยนค่าของตัวแปรแกน X ต่อไป

#5. FMEA

การวิเคราะห์โหมดความล้มเหลวและเอฟเฟกต์ หรือ FMEA เป็นเครื่องมือยอดนิยมสำหรับ RCA ในหมู่นักพัฒนาผลิตภัณฑ์และนักออกแบบ ช่วยให้ทีมพัฒนาค้นพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนการผลิตผลิตภัณฑ์จำนวนมาก โดยปกติ ทีมงานจะใช้ผลิตภัณฑ์ต้นแบบหนึ่งหรือสองผลิตภัณฑ์เพื่อระบุข้อบกพร่องในการออกแบบและปัญหาอื่นๆ

จากนั้น การวิเคราะห์โหมดความล้มเหลวจะเริ่มต้นบนต้นแบบเพื่อระบุความล้มเหลวที่เป็นไปได้ทั้งหมด ตอนนี้ เพียงแค่ร่างปัญหาในตารางอื่น ค้นหาสาเหตุที่แท้จริง หรือทำการวิเคราะห์ผลกระทบ

จนถึงตอนนี้ คุณได้เรียนรู้พื้นฐานของการวิเคราะห์สาเหตุและเครื่องมือแล้ว ค้นหาเทมเพลตที่มีประโยชน์ด้านล่างสำหรับเครื่องมือวิเคราะห์สาเหตุ (RCAT) ด้านบนจากแหล่งข้อมูลฟรีต่อไปนี้:

สมาร์ทชีท

คุณอาจรู้แล้ว สมาร์ทชีท เป็นหนึ่งในเครื่องมือทางธุรกิจชั้นนำสำหรับพื้นที่ทำงานดิจิทัล การทำงานร่วมกันจากระยะไกล และการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ คุณจะทึ่งเมื่อรู้ว่าคุณยังสามารถใช้ไลบรารีเทมเพลตเพื่อสร้างเอกสาร RCA ที่ใช้งานได้จริง

ไลบรารี Smarsheet อุดมไปด้วยตัวอย่างการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงประเภทต่างๆ ที่เข้ากับโครงการทางธุรกิจหรือสถานที่ทำงานจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น ช่วยให้คุณเข้าถึงสิ่งต่อไปนี้ได้ง่าย:

  • เทมเพลต RCA อย่างง่าย
  • วิธี Six Sigma DMAIC สำหรับ RCA
  • เทมเพลต RCA ตามเครื่องมือ 5 Whys
  • การทำแผนที่สาเหตุของการดูแลสุขภาพ
  • RCA สำหรับบริษัทเคมีภัณฑ์

เทมเพลตข้างต้นยังมีอยู่ในรูปแบบต่างๆ เช่น ไฟล์ Microsoft Word, เทมเพลต Microsoft Excel และไฟล์ Adobe PDF คุณสามารถดาวน์โหลดรูปแบบเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกระโดดข้ามห่วง

คุรุ

ดิ คุรุ เทมเพลตสำหรับขั้นตอน RCA เป็นแหล่งที่เชื่อถือได้อีกแหล่งสำหรับการร่างเอกสาร RCA สำหรับธุรกิจ นำเสนอตัวอย่างและเครื่องมือฟรีต่างๆ ของวิธี RCA เช่น:

  • เอกสาร RCA แบบ Pareto Chart ที่ช่วยคุณในการระบุปัญหา เช่น ขาดการฝึกอบรม พนักงานศูนย์บริการน้อยเกินไป และการเตรียมการที่ไม่ดีซึ่งทำให้ธุรกิจต้องดิ้นรน
  • เทคนิค 5 ข้อในการระบุว่าเหตุใดอัตราการหมุนเวียนของบริษัทของคุณจึงสูงกว่าค่าเฉลี่ยของตลาดหรือคู่แข่ง
  • แผนภาพก้างปลาเป็นเครื่องมือ RCA สำหรับระบุสาเหตุหลักที่ใหม่หรือไม่ทราบ
  • Six Sigma และ DMAIC สำหรับ RCA
  • FMEA เพื่อติดตามปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใดๆ
  ทางเลือก Dropbox ฟรีที่ดีที่สุด (สำหรับอุปกรณ์มากกว่า 3 เครื่อง)

TemplateLab

TemplateLab เป็นอีกหนึ่งแหล่งข้อมูลสำหรับเทมเพลตต่างๆ เกี่ยวกับศิลปะ อสังหาริมทรัพย์ ธุรกิจ กฎหมาย การเงิน ฯลฯ ดังนั้น คุณยังสามารถพึ่งพาแหล่งข้อมูลนี้สำหรับเนื้อหา RCA คุณภาพสูง เช่น แบบฟอร์ม ตัวอย่าง และเทมเพลต

เนื้อหาที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มนี้สามารถเข้าถึงได้ง่ายผ่านการดาวน์โหลดเพียงคลิกเดียว คุณจะพบเอกสาร RCA ในรูปแบบต่างๆ เช่น Adobe PDF, Microsoft Excel และ Microsoft Word

ที่เก็บเอกสาร RCA มีตัวอย่างมากมายในโลกแห่งความเป็นจริง เช่น รายงานการตรวจสอบ RCA แบบฟอร์มการรวบรวมข้อมูล RCA เปล่า เอกสาร RCA สำหรับผู้เริ่มต้น RCA ผ่านแผนภาพก้างปลา และ RCA สำหรับกลุ่มพัฒนาธุรกิจ

คุณจะแก้ไขเทมเพลตได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณดาวน์โหลดไฟล์ Word หรือ Excel หากคุณได้รับ PDF คุณต้องใช้โปรแกรมแก้ไข PDF เพื่อปรับแต่งเอกสารตัวอย่าง

คำพูดสุดท้าย

ในบทความนี้ เราได้นำคุณผ่านการสนทนาเชิงลึกเกี่ยวกับการวิเคราะห์สาเหตุ บทความนี้ยังสรุปเครื่องมือและเทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุที่สำคัญบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ในสถานการณ์จริง

คุณควรมีความมั่นใจและมีทักษะมากขึ้นในการแก้ไขปัญหาสถานที่ทำงานหรือโครงการผ่านการวิเคราะห์สาเหตุ

คุณอาจสนใจเครื่องมือโครงสร้างการแบ่งงานเหล่านี้สำหรับการจัดการโครงการ

เรื่องล่าสุด

x