Gmail น่าจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่คิดค้นขึ้นตั้งแต่อินเทอร์เน็ตเอง นั่นอาจฟังดูเหมือนพูดเกินจริง แต่ก็เป็นเรื่องที่ดี แม้ว่าบางครั้งคุณจะไม่สามารถบรรลุสิ่งที่ต้องการได้ ส่วนขยายเบราว์เซอร์ของบริษัทอื่นก็เข้ามาช่วยเหลือ และช่วยขยายและปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานของส่วนขยาย ส่วนขยาย Chrome หนึ่งที่ฉันเพิ่งค้นพบคือ docTrackr ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามหรือทำลายไฟล์แนบของ Gmail จากระยะไกล และแม้กระทั่งตั้งค่าการดู พิมพ์ และคัดลอกการอนุญาตไปยังไฟล์แนบ PDF ทุกไฟล์เพื่อป้องกันการใช้ในทางที่ผิดโดยผู้รับ รายละเอียดติดตามทันทีหลังพักเบรค
การเริ่มต้นใช้งาน docTrackr คุณต้องติดตั้งส่วนขยายอย่างง่ายในเบราว์เซอร์ Chrome ของคุณ เมื่อทำเสร็จแล้ว ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณและคุณพร้อมที่จะเริ่มใช้ docTrackr จากบัญชีของคุณ ส่วนขยายจะสร้างปุ่ม ‘ไฟล์แนบที่ปลอดภัย’ ถัดจากไอคอนไฟล์แนบเริ่มต้นภายในหน้าต่างข้อความเขียนของ Gmail ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อส่งไฟล์พร้อมการตั้งค่าการอนุญาตที่คุณต้องการ
เมื่อคุณคลิกปุ่ม ‘รักษาความปลอดภัยด้วย docTrackr’ เป็นครั้งแรก แบบฟอร์มลงทะเบียนจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณป้อนข้อมูลรับรองอีเมลและรหัสผ่านเพื่อสร้างบัญชีกับบริการ ผู้ที่มีบัญชีอยู่แล้วสามารถใช้ปุ่มเข้าสู่ระบบเพื่อลงชื่อเข้าใช้ได้
docTrackr รองรับการจัดส่งที่ปลอดภัยสำหรับไฟล์ PDF เท่านั้นในขณะที่เขียนบทความนี้ แต่นักพัฒนายืนยันว่าการสนับสนุนรูปแบบเอกสารเพิ่มเติมกำลังดำเนินการอยู่ เมื่อคุณเลือกไฟล์แนบและคลิกปุ่มส่งในหน้าต่างเขียน เมนูขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถระบุประเภทการเข้าถึงได้โดยใช้ช่องกาเครื่องหมาย คุณยังสามารถตั้งค่าประเภทการอนุญาตได้หลายประเภทสำหรับไฟล์แนบแต่ละไฟล์ เช่น ดูเท่านั้น พิมพ์และดู หรือพิมพ์และแก้ไข เป็นต้น แม้ว่า ‘Can View’ จะถูกเลือกเป็นค่าเริ่มต้นเสมอ ถัดไป คุณยังสามารถระบุวันหมดอายุของไฟล์แนบได้โดยคลิกที่ฟิลด์ปฏิทิน ผู้รับจะใช้ไฟล์แนบไม่ได้อีกต่อไปหลังจากวันที่กำหนด เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก ‘รักษาความปลอดภัยและแชร์’ เพื่อส่งข้อความของคุณ
อีกบิตที่น่าสนใจคือ คุณสามารถติดตามทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับไฟล์แนบที่คุณส่งโดยใช้ส่วนขยาย เช่น เมื่อผู้รับดูข้อความ เข้าถึงไฟล์ หรือดาวน์โหลด ทั้งหมดนี้แบบเรียลไทม์จากแดชบอร์ด docTrackr ของคุณ แดชบอร์ดยังมีข้อมูลตำแหน่งและอัปเดตแท็บกิจกรรมทุกครั้งที่ผู้รับเข้าถึงเอกสารของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเปิดหรือปิดการเข้าถึงเอกสารได้ด้วยตนเอง
docTrackr สามารถดาวน์โหลดได้จาก Chrome เว็บสโตร์
ติดตั้ง docTrackr จาก Chrome เว็บสโตร์
