ประหยัดเวลาและเงินด้วยลายเซ็นดิจิทัล

สัญญาของคุณไม่จำเป็นต้องลงนามด้วยตนเองเพื่อให้มีผลผูกพันทางกฎหมาย — คุณสามารถลงนามในเอกสารแบบดิจิทัลและประหยัดเวลา เงิน และความยุ่งยากโดยใช้ Zoho Sign

ในโลกปัจจุบันที่งานเอกสารค่อยๆ ล้าสมัย การเปลี่ยนไปใช้ลายเซ็นดิจิทัลเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ลายเซ็นดิจิทัลไม่เพียงแต่รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย

แม้ว่าจะมีซอฟต์แวร์ลายเซ็นดิจิทัลมากมายในตลาด คุณควรเลือกโซลูชันที่เชื่อถือได้ เช่น Zoho Sign ซึ่งมีความเชี่ยวชาญและราคาย่อมเยาในเวลาเดียวกัน

ลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร?

ลายเซ็นดิจิทัลเป็นเทคนิคที่ใช้ตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของเอกสาร ซอฟต์แวร์ หรือข้อความดิจิทัล ใช้การเข้ารหัสเพื่อป้องกันเอกสารจากการปลอมแปลงและการแอบอ้างบุคคลอื่น ลายเซ็นดิจิทัลถือเป็นข้อผูกมัดทางกฎหมายในหลายประเทศ รวมถึงสหรัฐอเมริกา

ทำไมคุณถึงต้องการลายเซ็นดิจิทัล

ประหยัดเวลาและเงิน

การประมวลผลเอกสารด้วยตนเองสำหรับลายเซ็นประกอบด้วยการร่าง การพิมพ์ การสแกน และส่งทางไปรษณีย์ไปยังบุคคลอื่น อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะได้สิ่งเหล่านี้กลับคืนมาหลังจากลงนามแล้ว ลายเซ็นดิจิทัลช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินโดยกำจัดงานเหล่านี้

มีประสิทธิภาพและปลอดภัย

ฟังก์ชันลายเซ็นดิจิทัลเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยแทนลายเซ็นแบบดั้งเดิมที่ทำบนกระดาษ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ สแกน หรือส่งเอกสารจริงไปยังบุคคลอื่น นอกจากนี้ยังลดความเสี่ยงของการปลอมแปลง

การเข้าถึง

สำหรับเอกสารระยะไกลและเอกสารส่วนกลางทุกประเภท ลายเซ็นดิจิทัลนั้นสะดวกมาก ช่วยให้ฝ่ายต่าง ๆ ลงนามในเอกสารได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ ดังนั้นจึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

ภาพลักษณ์ของ บริษัท ที่ดีขึ้น

การใช้กระดาษสำหรับเซ็นเอกสารยังส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย ด้วยลายเซ็นดิจิทัล คุณสามารถลดขนาดและสร้างความประทับใจที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในโลกธุรกิจได้

ความถูกต้องทางกฎหมาย

ในหลายประเทศ ลายเซ็นดิจิทัลถูกต้องตามกฎหมาย เช่น ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ข้อตกลง ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือเอกสารทางกฎหมายอื่นใด ลายเซ็นดิจิทัลจะรับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์เพื่อให้ได้รับการยอมรับว่ามีผลผูกพันทางกฎหมายในศาล

ความซื่อสัตย์

ลายเซ็นดิจิทัลยังมีประโยชน์ในการรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารดิจิทัลอีกด้วย ใช้อัลกอริธึมการเข้ารหัสเพื่อสร้างค่าแฮชที่ไม่ซ้ำใคร หากมีคนแก้ไขเอกสารนั้นจะมีค่าแฮชที่แตกต่างกันซึ่งจะใช้เป็นหลักฐานการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ลายเซ็นที่เป็นกระดาษจำเป็นต้องมีการประสานงานและการติดตามด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการเซ็นอย่างถูกต้องและมีการป้องกันความลับของข้อมูล ยิ่งไปกว่านั้น มีโอกาสเกิดความล่าช้า ความผิดพลาด และการละเมิดนโยบายในการลงลายมือชื่อด้วยตนเอง

การย้ายไปใช้ลายเซ็นดิจิทัลหมายถึงการเปลี่ยนไปใช้เวิร์กโฟลว์มาตรฐานและอัตโนมัติที่สอดคล้องกันและปราศจากข้อผิดพลาด

Zoho Sign ช่วยเรื่องลายเซ็นดิจิทัลได้อย่างไร

หากคุณยังต้องใช้วิธีปากกาและกระดาษแบบดั้งเดิมในการเซ็นเอกสารทางธุรกิจ ก็ถึงเวลาเลือก Zoho Sign แล้ว ซอฟต์แวร์นี้อำนวยความสะดวกในการลงนามอย่างปลอดภัยและจัดการเอกสารทางธุรกิจจากตำแหน่งที่ตั้งทั่วโลกด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

แอปลายเซ็นดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบนี้ช่วยให้คุณขจัดขั้นตอนที่ยุ่งยากในการเซ็นเอกสารด้วยตนเอง ด้วยความช่วยเหลือของมัน คุณจะได้รับเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายและป้องกันการปลอมแปลงซึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อลงนามแล้ว นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์นี้ยังให้คุณยืนยันตัวตนของผู้ลงนามและลงนามในเอกสารได้จากทุกที่โดยปฏิบัติตามกฎหมายสูงสุด

มาดูคุณสมบัติเด่นๆ ของ Zoho Sign กัน

ความสะดวกในการเซ็นชื่อและการส่ง

Zoho Sign ใช้วิธีการที่ไม่ไร้สาระในการเซ็นและส่งเอกสารสำหรับลายเซ็นดิจิทัล คุณสามารถอัปโหลดเอกสาร เพิ่มผู้รับ และวางฟิลด์แบบฟอร์มสำหรับพวกเขาก่อนส่งได้อย่างง่ายดาย ในการลงชื่อ คุณต้องเปิดลิงก์ที่ส่งมาทางอีเมล ป้อนรหัสยืนยันหากจำเป็น และลงนามในเอกสาร

การจัดการเอกสารที่ไร้รอยต่อ

การจัดการเอกสารบนแพลตฟอร์มนี้ปราศจากความยุ่งยาก ช่วยให้คุณตรวจสอบสถานะเอกสารและดำเนินการเพิ่มเติมตามนั้น ยิ่งไปกว่านั้น สามารถใช้ Zoho Sign สำหรับเส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์ได้ นำเสนอประวัติการดำเนินการทั้งหมดในเอกสารและการรับรองความสมบูรณ์ของเอกสารที่ไม่มีงานค้างอยู่

เทมเพลตเอกสารที่ใช้ซ้ำได้

คุณลักษณะเทมเพลตของ Zoho Sign ช่วยให้คุณไม่ต้องสร้างข้อตกลงใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่คุณต้องการใช้ ในฐานะผู้ใช้แผน Professional และ Enterprise คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับข้อตกลงการขาย สัญญาว่าจ้าง และนโยบายโซเชียลมีเดียที่คุณอาจต้องใช้บ่อยๆ

หลังจากสร้างเทมเพลตสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณแล้ว คุณสามารถดูและแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้สำหรับแต่ละโอกาสพิเศษ เปลี่ยนความเป็นเจ้าของ สร้าง SignForm (ใช้ได้สำหรับผู้ดูแลระบบองค์กรเท่านั้น) และลบเทมเพลต เทมเพลตเหล่านี้จะอยู่ในบัญชีของคุณจนกว่าคุณจะลบออกด้วยตนเอง

การส่งเอกสารเป็นกลุ่ม

Zoho Sign ช่วยให้คุณสามารถส่งเอกสารตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปถึงผู้รับหลายคนพร้อมกันโดยใช้คุณลักษณะการส่งจำนวนมาก ใช้ได้เฉพาะกับแผน Enterprise เท่านั้น ซึ่งมีประโยชน์เมื่อผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการรับนโยบายที่อัปเดตซึ่งลงนามโดยพนักงาน AMM ขององค์กร

รองรับการรวม AI แบบเปิด

หากคุณมีการสมัครสมาชิก Zoho Sign แบบชำระเงินโดยใช้ศูนย์ข้อมูลของสหรัฐอเมริกาและรหัส OpenAI API ที่ผู้ใช้สร้างขึ้นอย่างถูกต้อง คุณสามารถใช้ ChatGPT และการผสานรวม OpenAI ผ่าน Zia ผู้ช่วย AI ของ Zoho เมื่อใช้การผสานรวมนี้ ข้อมูลเอกสารของคุณจะถูกแชร์กับ Open AI และสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ รวมถึงการได้รับข้อมูลสรุปของเอกสาร

AES และ QES

ผู้ใช้แผนชำระเงินทั้งหมดและศูนย์ข้อมูลของสหรัฐอเมริกาสามารถรับใบรับรอง AES (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง) สำหรับลายเซ็นของพวกเขาผ่าน TrustFactory ในแอฟริกาใต้ ผู้ใช้จำเป็นต้องลงทะเบียนกับ TrustFactory และกำหนดค่าการรวมนี้เพื่อรับคุณสมบัตินี้

Zoho Sign ยังร่วมมือกับ Uanataca SA ซึ่งเป็นผู้ให้บริการยืนยันตัวตนในสหภาพยุโรป ด้วยความช่วยเหลือนี้ ผู้ใช้ที่สมัครสมาชิกแบบ Enterprise สามารถลงนามในเอกสารผ่าน QES (Qualified Electronic Signature)

แอปมือถือ Zoho Sign

หากคุณต้องเดินทางอยู่เสมอ คุณสามารถติดตั้งแอป Android หรือ iOS ของ Zoho Sign บนอุปกรณ์มือถือของคุณได้ แอปเหล่านี้มีประสิทธิภาพเท่ากันในการเซ็นชื่อ ติดตาม และส่งเอกสารพร้อมกับจัดการเทมเพลต

Zoho Sign API

Zoho Sign ยังเสนอ API สำหรับการรวมลายเซ็นดิจิทัลเข้ากับแอปพลิเคชันใดๆ ไม่ว่าโครงการของคุณจะต้องการอะไร คุณก็สามารถนำตัวอย่างโค้ดไปใช้ในภาษาการเขียนโปรแกรมที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

API ที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้นั้นสามารถนำไปใช้งานได้ในไม่กี่นาที เอกสารทั้งหมดที่ลงนามโดยใช้ API เหล่านี้สามารถยอมรับได้ในศาล 100% คุณจะได้รับความปลอดภัยระดับสูงสุดด้วยโปรโตคอล OAuth 2.0 มาตรฐานอุตสาหกรรม

การผสานรวมกับแพลตฟอร์มยอดนิยม

คุณอาจกำลังใช้เครื่องมือทางธุรกิจและการสื่อสารสำหรับองค์กรของคุณ Zoho Sign สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันที่โดดเด่น เช่น Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents และ Integromat

สร้างรายงาน

ผู้ดูแลระบบองค์กรสามารถเข้าถึงรายงานโดยละเอียดที่สร้างโดย Zoho Sign สำหรับเอกสารทั้งหมดที่ลงนามและส่งโดยใช้บัญชีของคุณ ตัวกรองหมวดหมู่ยังมีให้สำหรับประเภทเอกสาร สถานะเอกสาร (เสร็จสมบูรณ์ เรียกคืน ปฏิเสธ หมดอายุ) ความถูกต้องของเอกสาร และประวัติกิจกรรม

สร้างรายงานสำหรับ 30 วันที่ผ่านมาตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างรายงานเป็นรายสัปดาห์และรายเดือนได้ คุณยังสามารถดาวน์โหลดรายงานไปยังระบบโลคัลในรูปแบบไฟล์ CSV

ราคา Zoho Sign

ผู้ใช้รายเดียวสามารถเลือกใช้แผน Zoho Sign ฟรีที่ให้คุณเซ็นเอกสารห้าฉบับต่อเดือน หากคุณมีข้อกำหนดเพิ่มเติม คุณสามารถเลือกจากแผน Standard, Professional และ Enterprise โดยเริ่มต้นที่ $10/ผู้ใช้/เดือน

มีการทดลองใช้ฟรี 14 วันบน Zoho Sign ซึ่งคุณสามารถลองใช้คุณสมบัติทั้งหมดของแผน Enterprise มันยังมีแผน API ลายเซ็นดิจิทัลแบบจ่ายตามการใช้งานที่เรียบง่ายและโปร่งใส

คำสุดท้าย

ลายเซ็นดิจิทัลไม่เพียงแต่มอบความสะดวกสบายให้กับลายเซ็นเอกสารระยะไกลเท่านั้น แต่ยังเพิ่มชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อป้องกันการปลอมแปลงอีกด้วย เป็นกระบวนการที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับเอกสารและสามารถติดตามได้สำหรับแนวทางการตรวจสอบ

Zoho Sign เป็นแอปพลิเคชันลายเซ็นดิจิทัลราคาไม่แพงที่ให้คุณสร้างเอกสารและส่งไปยังผู้อื่นเพื่อขอลายเซ็นด่วน บริษัทขนาดเล็กและขนาดใหญ่และผู้ใช้ส่วนบุคคลสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้สำหรับเอกสารทางกฎหมาย

บริษัทยังสามารถเลือกใช้แอปพลิเคชัน Zoho อื่นๆ เช่น Zoho Assist และ Zoho Payroll