มันคืออะไรและทำงานอย่างไร

เพื่อให้ทันกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ (BPI) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กร

ทุกบริษัทต้องจัดการกับกระบวนการทางธุรกิจหลายร้อยขั้นตอน ไม่มีผู้ประกอบการรายใดสามารถเรียกกระบวนการเหล่านี้ว่าเข้าใจผิดได้ 100% เนื่องจากมักมีปัญหาคอขวดที่ทำให้ต้องเสียเงินและเวลา

การเพิ่มประสิทธิภาพหรือปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้สามารถช่วยขจัดปัญหาใดๆ ที่ก่อให้เกิดความไม่สะดวกแก่ทีมหรือลูกค้าของคุณ มาดูกันว่าการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจทำงานอย่างไร และช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างไร

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

กระบวนการทางธุรกิจคืองานที่คุณทำเพื่อดำเนินธุรกิจของคุณ คุณต้องปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้เพื่อให้แข็งแกร่งในโลกที่มีการแข่งขันสูงนี้ ดังนั้น การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหมายถึงการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่องเพื่อผลิตผลและประสิทธิผลที่มากขึ้น

กระบวนการทางธุรกิจขององค์กรเกี่ยวข้องกับกิจกรรมสามประเภท:

• งานด้านปฏิบัติการ: งานซ้ำซากที่บริษัทจำเป็นต้องทำทุกวัน เช่น การผลิต โลจิสติกส์ และการรายงาน
• งานด้านการจัดการ: งานเหล่านี้รวมถึงการจัดทำงบประมาณ การบริหาร และการพัฒนาทรัพยากรบุคคล
• งานสนับสนุน: งานที่เหลือจัดอยู่ในหมวดนี้ เช่น การสนับสนุนด้านเทคนิค การสรรหา การบัญชี เป็นต้น

งานทั้งหมดที่อยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้จำเป็นต้องผ่านการประเมินและแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันความไร้ประสิทธิภาพ ด้วย BPI บริษัทต่างๆ สามารถทำการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกต่อการดำเนินงานเหล่านี้ได้อย่างต่อเนื่องตามการป้อนข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก

การปรับปรุงเหล่านี้แนะนำวิธีใหม่ๆ ในการทำสิ่งต่างๆ หรือลบข้อบกพร่องออกจากกระบวนการปัจจุบัน ในทั้งสองกรณี จุดมุ่งหมายคือการปรับปรุงกระบวนการ

ความสำคัญของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด คุณต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงเพื่อความอยู่รอดในการแข่งขัน การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจทำให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้

ในระหว่างขั้นตอนนี้ บริษัทต่างๆ สามารถกำหนดพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและระบุตำแหน่งที่ขาดประสิทธิภาพซึ่งจำเป็นต้องนำออก ช่วยให้องค์กรเข้าใจระบบและพัฒนาตามมาตรฐานอุตสาหกรรมในปัจจุบัน

นอกจากนี้ยังเสนอมุมมองใหม่เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพ ความสัมพันธ์กับลูกค้า และการพัฒนาทักษะ

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจทำงานอย่างไร

#1. เลือกกระบวนการ

ขั้นแรก คุณต้องกำหนดพื้นที่หรือกระบวนการที่ต้องปรับปรุง ในขณะที่กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากดำเนินไปในบริษัท คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการซ้ำๆ เพื่อการปรับปรุงได้

#2. ปัญหากระบวนการจัดทำแผนที่

มุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่เลือกเพื่อระบุปัญหาที่ต้องกำจัด การทำแผนที่หมายถึงการแสดงภาพการดำเนินการทั้งหมดและค้นหาปัญหาคอขวด

#3. วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ

ตอนนี้คุณต้องวิเคราะห์จุดปวดเพื่อหาปัญหาที่สามารถปรับปรุงได้ คุณสามารถถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับผู้รับผิดชอบเพื่อรับคำตอบ

#4. ออกแบบกระบวนการใหม่

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องออกแบบกระบวนการใหม่เพื่อให้ดีขึ้น ใช้วิธีการที่เหมาะสมที่สุดเพื่อขจัดปัญหาที่ระบุและทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

#5. ได้รับทรัพยากร

สำหรับการปรับปรุงใดๆ ในกระบวนการทางธุรกิจ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องรักษาความปลอดภัยของทรัพยากรที่จำเป็น อาจได้รับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือกำลังคนใหม่ๆ ทั้งหมดนี้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหาร

#6. ทดสอบกระบวนการใหม่

ก่อนที่จะใช้ระบบ BPI ในองค์กรของคุณ การทดสอบเป็นกระบวนการบังคับ ตรวจสอบขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเพื่อให้คุณไม่พลาดสิ่งที่สำคัญ หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใดๆ นี่คือขั้นตอนที่ต้องทำ

#7. ใช้วิธีการ

หลังจากประสบความสำเร็จในการทดสอบและอนุมัติการจัดการแล้ว ก็ถึงเวลานำวิธีการไปใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถเริ่มต้นในระดับเล็กๆ และขยายขอบเขตเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

#8. ตรวจสอบและปรับแต่ง

งานของคุณไม่ได้จบลงด้วยขั้นตอนการดำเนินการ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบอย่างต่อเนื่องว่าวิธีการใหม่ ๆ กำลังปรับปรุงกระบวนการของคุณหรือไม่ บางครั้งการปรับแต่งอาจจำเป็น และคุณต้องดำเนินการตามนั้น

วิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

คุณสามารถเลือกวิธีการต่อไปนี้สำหรับ BPI ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกระบวนการทางธุรกิจและอุตสาหกรรมของคุณ

#1. วิธีการเปรียว

วิธีการนี้ช่วยให้โปรเจกต์ไม่ต้องมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด และให้คุณรวมการวนซ้ำได้มากขึ้น ตามความคิดเห็นของทีมและลูกค้า Agile ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาที่เน้นได้ นอกจากนี้ยังปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างทุกฝ่าย

#2. การผลิตแบบลีน

วัตถุประสงค์ของวิธีการนี้คือการกำจัดของเสียและลดต้นทุน นอกจากอุตสาหกรรมการผลิตแล้ว คนอื่นๆ ยังสามารถนำหลักการหลักของมันไปใช้ได้อีกด้วย ที่นี่ ทีมจำเป็นต้องเข้าใจการรับรู้ของผู้ซื้อเพื่อขจัดความสูญเปล่าและความซ้ำซ้อน

#3. ซิกซ์ซิกม่า

วิธีการที่ได้รับความนิยมนี้สามารถลดความแปรปรวนและข้อผิดพลาดโดยใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสถิติในขณะที่เพิ่มมูลค่าสูงสุด Six Sigma เกี่ยวข้องกับการใช้ DMAIC และ DMADV เพื่อให้ได้กระบวนการที่คล่องตัวและเพิ่ม ROI

#4. การจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM)

บริษัทที่ใช้วิธีการนี้จำเป็นต้องให้ทั้งทีมทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า ให้พนักงานมีสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมการทำงานที่ซึ่งประสบการณ์ได้รับการชื่นชม และพวกเขาได้รับการสนับสนุนให้มีเป้าหมายทางธุรกิจร่วมกัน

#5. ทฤษฎีข้อจำกัด

วิธีการของ Theory of Constraints มักใช้เมื่อใดก็ตามที่จำเป็นต้องปรับปรุงทันที สามารถระบุคอขวดของกระบวนการและปรับปรุงจนกว่าจะกำจัดได้

#6. ไคเซ็น

วิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจนี้มุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติแบบลีนและคล่องตัว มันปรับเปลี่ยนงานและวัฒนธรรมองค์กรของคุณเล็กน้อยเพื่อเพิ่มคุณภาพและผลผลิตของกระบวนการ

#7. คันบัง

Kanban เป็นเทคนิคเวิร์กโฟลว์ภาพที่ช่วยให้คุณระบุปัญหาและขจัดปัญหาคอขวด ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและติดตามความคืบหน้าของความคิดริเริ่มของคุณได้

#8. ทันเวลาพอดี

วิธีนี้เหมาะสำหรับบริษัทผู้ผลิตที่ต้องการลดต้นทุนสินค้าคงคลังด้วยการผลิตสินค้าตามความต้องการ ในกรณีส่วนใหญ่จะใช้กับวิธีการ Kanban เพื่อการคาดการณ์ที่แม่นยำและหลีกเลี่ยงงานล้น

#9. การทำแผนที่กระบวนการ

บริษัทต่างๆ สามารถจัดทำแผนการปรับปรุงกระบวนการโดยใช้เทคนิคการสร้างภาพเวิร์กโฟลว์นี้ คุณยังสามารถใช้เพื่อพัฒนาแผนที่สำหรับบทบาทเฉพาะหรือเป้าหมายทางธุรกิจ

#10. กปปส

โมเดลนี้หมายถึงการวางแผน ลงมือทำ ตรวจสอบ และลงมือทำ การเป็นส่วนหนึ่งของระเบียบวิธีไคเซ็น ช่วยให้องค์กรค้นหากระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ความคล่องตัวทางธุรกิจ

ด้วยการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ บริษัทต่างๆ จะสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของลูกค้าได้มากขึ้น พวกเขาสามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างรวดเร็วและปรับแต่งโครงการให้สอดคล้องกัน

มองเห็นกระบวนการได้ดีขึ้น

ในการนำ BPI ไปใช้ บริษัทจำเป็นต้องเห็นภาพขั้นตอนการทำงานทั้งหมด ช่วยให้สามารถตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจและวัดประสิทธิภาพของแต่ละขั้นตอนได้

ราคาประหยัด💰

จุดมุ่งหมายของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจคือการขจัดปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพ เนื่องจากช่วยให้คุณระบุและกำจัดการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ ค่าใช้จ่ายโดยรวมจะลดลงโดยอัตโนมัติ

ผลผลิตมากขึ้น

เพื่อให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพ BPI จะลบงานที่ซ้ำซากและไม่จำเป็นออกจากเวิร์กโฟลว์ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นอย่างมากมาย

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัย

การดำเนินการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหมายถึงการมีสถานที่ทำงานที่ได้รับการควบคุมและจัดการอย่างเหมาะสม ดังนั้นบริษัทเหล่านี้จึงสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นได้

ความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงาน

กระบวนการด้นสดใด ๆ จะเป็นการเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้า ด้วยความพึงพอใจของลูกค้า คุณก็สามารถมีธุรกิจที่เจริญรุ่งเรืองได้ นอกจากนี้ยังทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วยการกำจัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป

ความท้าทายของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

#1. การต่อต้านจากพนักงาน

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ BPI เผชิญคือการต่อต้านจากพนักงาน คนส่วนใหญ่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงใด ๆ และชอบทำงานแบบเดิมต่อไป ดังนั้นบริษัทจำเป็นต้องให้พนักงานเข้าใจประโยชน์ของการปรับปรุงนี้ มิฉะนั้นความคิดริเริ่มจะกลายเป็นความล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

#2. ไม่สามารถกำหนดเป้าหมายได้

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้นำควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง หากปราศจากเป้าหมายที่ชัดเจน พวกเขาจะไม่สามารถเข้าใจภาพรวมของทิศทางของบริษัทได้อย่างสมบูรณ์ แม้ว่าเป้าหมายจะแจ้งให้คุณทราบว่าควรเอาเวลาและทรัพยากรไปไว้ที่ไหน การขาดเป้าหมายเหล่านี้จะทำให้เกิดความยุ่งยากในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

#3. ปรับเวลา⏲️

ในการทำให้สิ่งต่างๆ สำเร็จ คุณต้องให้เวลาสักระยะหนึ่ง ธุรกิจจำนวนมากคิดว่าการปรับปรุงกระบวนการเป็นไปไม่ได้เนื่องจากกิจกรรมประจำวันของพวกเขา แต่บ่อยครั้งก็เป็นไปได้ที่จะปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และมอบหมายให้บุคคลหนึ่งคนดำเนินการตามกระบวนการนี้ อย่างไรก็ตาม บริษัทต่างๆ สามารถจ้างผู้รับเหมาหรือฟรีแลนซ์เพื่อวิเคราะห์กระบวนการได้

#4. แนะนำเทคโนโลยีใหม่

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่จำเป็นต้องบอกลาแอปพลิเคชันรุ่นเก่าและการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ บริษัทส่วนใหญ่พบว่าสิ่งนี้มีความท้าทายอย่างมาก นอกจากจะมีค่าใช้จ่ายสูงแล้ว คุณต้องทำให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ด้วย

แหล่งเรียนรู้

พื้นฐานของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ: Udemy

หลักสูตรพื้นฐานของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจนี้จะสอนกรอบและขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับ BPI การจัดกระบวนการทางธุรกิจให้สอดคล้องกับเป้าหมายและการค้นหาโซลูชันการปรับปรุงที่ใช้งานได้จริงรวมอยู่ในหลักสูตรนี้ด้วย

คุณยังสามารถเรียนรู้การใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจและเทคนิคใหม่ๆ เพื่อวัดเป้าหมายของคุณได้จากแหล่งข้อมูลนี้

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ: Udemy

หลักสูตรการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิผลนี้จะสอนคุณถึงผลกระทบของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้คุณสามารถวางระบบกระบวนการขององค์กรใหม่ได้

การพัฒนาแบบจำลอง BPI การนำไปใช้ในโครงการ และการวัดความก้าวหน้าได้รับการสอนในหลักสูตรนี้ ประกอบด้วยวิดีโอตามความต้องการ 2.5 ชั่วโมงและใบรับรองเมื่อจบหลักสูตร

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

หนังสือเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเล่มนี้จะบอกวิธีการใช้เทคนิคการปรับปรุงคุณภาพในอุตสาหกรรมการบริการ

มันบอกคุณทุกอย่างที่คุณควรรู้เพื่อเริ่ม BPI ทันที จากแหล่งข้อมูลนี้ คุณยังสามารถเรียนรู้วิธีสร้างและฝึกอบรมทีมสำหรับ BPI ลดความซับซ้อนของกระบวนการ ลดเวลา และติดตามความคืบหน้า

กล่องเครื่องมือปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

หนังสือเกี่ยวกับกล่องเครื่องมือการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจนี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์และครอบคลุมเกี่ยวกับการพัฒนาระบบ BPI ที่สอดคล้องกัน

โดยจะกล่าวถึงรูปแบบ BPI โดยใช้การวัดประสิทธิภาพและแนะนำเครื่องมือที่เหมาะสมให้คุณ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้และรับเทมเพลตบางส่วนสำหรับการใช้งาน

คำสุดท้าย

หากไม่มีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ก็จะไม่สามารถอยู่ในการแข่งขันได้ ช่วยให้คุณค้นหาจุดอ่อนและความไร้ประสิทธิภาพของคุณ เพื่อให้คุณสามารถใช้วิธีการใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงได้

ที่นี่ เราได้พูดคุยกันว่าโลกของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเป็นอย่างไรพร้อมกับหลักสูตรและหนังสือที่เป็นประโยชน์เพื่อเรียนรู้ เมื่อคุณมีความรู้เพียงพอแล้ว ให้เริ่มทำการปรับปรุงที่จำเป็นเพื่อยกระดับธุรกิจของคุณไปอีกขั้น

คุณยังสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ