เราต่างก็เคยประสบกับอาการท้องร่วงที่เกิดขึ้นเมื่อคุณเผลอลบบางสิ่งออกไป นั่นเป็นเหตุผลที่เราเป็นแฟนตัวยงของการสำรองข้อมูล ไม่ว่าคุณจะใช้พีซี, Mac, Android หรือ iPhone คุณสามารถสำรองข้อมูลไฟล์ .pst ของ Outlook ได้เหมือนกับไฟล์อื่นๆ และควรทำอย่างนั้น แม้ว่าจะหมายถึงการย้ายไฟล์จากตำแหน่งเริ่มต้นก็ตาม แต่ก็ไม่ได้ช่วยกู้คืนอีเมลที่คุณเพิ่งลบไปโดยไม่ได้ตั้งใจ
โชคดีที่มีโอกาสดีที่คุณสามารถกู้คืนรายการที่ถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจได้ หากคุณใช้ Microsoft Exchange Server เป็นเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ (หากคุณไม่ได้ใช้ และคุณกำลังใช้ที่อยู่อีเมลทางเว็บ เช่น Gmail หรือ Yahoo! Mail ตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือลงชื่อเข้าใช้อินเทอร์เฟซทางเว็บสำหรับอีเมลของคุณและค้นหาที่นั่น)
ความแตกต่างระหว่างการลบแบบอ่อนและแบบยาก
เมื่อคุณ “ลบแบบนุ่มนวล” อีเมล โดยเลือกอีเมลนั้นแล้วใช้ “ลบ” บนแป้นพิมพ์หรือคลิกตัวเลือก “ลบ” ใน Outlook ข้อความจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ โดยทั่วไปจะอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบจนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์ (แม้ว่าผู้ดูแลระบบของบริษัทของคุณอาจเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้เพื่อล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณโดยอัตโนมัติเป็นประจำ) การล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเรียกว่า “ฮาร์ดลบ” เนื่องจากจะเป็นการลบข้อความจาก Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณทั้งหมด คุณยังสามารถ “ฮาร์ดลบ” ข้อความจากโฟลเดอร์ใดๆ ใน Outlook ได้โดยใช้ SHIFT+Delete บนแป้นพิมพ์ ซึ่งจะลบโดยไม่ต้องส่งไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
หากคุณลบข้อความโดยไม่ตั้งใจโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ไปที่โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ค้นหาข้อความ แล้วย้ายกลับไปที่โฟลเดอร์ที่คุณลบข้อความนั้น หากคุณได้ฮาร์ดลบข้อความ คุณจะต้องใช้เครื่องมือ “กู้คืนรายการที่ถูกลบ”
วิธีการกู้คืนข้อความที่ลบยาก
เมื่ออีเมลถูก “ฮาร์ดลบ” อีเมลนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ “รายการที่กู้คืนได้” ที่ซ่อนอยู่ใน Exchange โดยค่าเริ่มต้น ระยะเวลาเก็บรักษาสำหรับอีเมลที่ถูกลบเหล่านี้คือ 14 วัน. ซึ่งหมายความว่าเป็นเวลา 14 วันหลังจากที่คุณ “ลบถาวร” บางอย่างจาก Outlook รายการนั้นจะอยู่ในโฟลเดอร์ “รายการที่กู้คืนได้” ก่อนที่จะถูกลบอย่างถาวร (และไม่สามารถกู้คืนได้ทั้งหมด) ดังนั้น เว้นแต่ผู้ดูแลระบบอีเมลของคุณจะเปลี่ยนค่าเริ่มต้น คุณมีเวลา 14 วันในการใช้เครื่องมือ “กู้คืนรายการที่ถูกลบ” ของ Outlook เพื่อกู้คืนอีเมลที่ถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ
คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือนี้ได้จากหนึ่งในสามที่ที่แตกต่างกัน:
เลือกรายการที่ถูกลบและดูที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์สำหรับตัวเลือก “กู้คืนรายการที่เพิ่งลบออกจากโฟลเดอร์นี้”
ไปที่หน้าแรก>กู้คืนรายการที่ถูกลบจากเซิร์ฟเวอร์
ไปที่โฟลเดอร์ > กู้คืนรายการที่ถูกลบ
ตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้เปิดใช้เครื่องมือ กู้คืนรายการที่ถูกลบ ซึ่งแสดงรายการของไอเท็มในโฟลเดอร์ รายการที่กู้คืนได้
หากต้องการกู้คืนรายการที่ถูกลบ ให้เลือกรายการนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิด “กู้คืนรายการที่เลือก” แล้วคลิก “ตกลง”
รายการจะถูกย้ายกลับไปที่โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ซึ่งคุณสามารถย้ายกลับไปยังโฟลเดอร์ใดก็ได้ที่คุณต้องการ
คุณสามารถกู้คืนหลายรายการได้จากเครื่องมือกู้คืนรายการที่ถูกลบโดยกดปุ่ม Control ค้างไว้ขณะเลือกอีเมลที่คุณต้องการกู้คืน หากมีอีเมลทั้งบล็อก คุณต้องการกู้คืน เลือกอีเมลแรก จากนั้นกดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วคลิกอีเมลที่ส่วนท้ายของบล็อกเพื่อเลือกทั้งหมด คุณยังมีปุ่ม “เลือกทั้งหมด” หากคุณต้องการกู้คืนอีเมลทั้งหมด หากคุณเลือกอีเมลจำนวนมาก อาจใช้เวลาสักครู่ในการกู้คืน เนื่องจากจำเป็นต้องย้ายจากโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนกลับไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
คุณสามารถล้างอีเมลออกจากที่นี่ได้เช่นกัน เลือกรายการที่คุณต้องการลบอย่างถาวร เปิด “ล้างรายการที่เลือก” จากนั้นคลิก “ตกลง”
ข้อความเตือนจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณต้องจดไว้ เพราะหากคุณคลิก “ตกลง” รายการที่คุณเลือกจะถูกลบ โดยไม่มีทางกู้คืนได้
นี่เป็นคำเตือนที่ร้ายแรง การล้างรายการจะเป็นการลบออกจาก Exchange และจะหายไปตลอดกาล โดยปกติแล้วจะไม่มีเหตุผลใดที่จะต้องล้างอีเมลของคุณ ดังนั้น หากคุณมีข้อสงสัย อย่าใช้ตัวเลือกล้างข้อมูล
หากคุณเผลอลบบางสิ่งไปโดยไม่ได้ตั้งใจ และคุณไม่สามารถค้นหามันได้โดยใช้เครื่องมือกู้คืนรายการที่ถูกลบ ไม่ต้องดำเนินการใดๆ และโทรติดต่อทีมสนับสนุนด้านเทคนิคของคุณทันที พวกเขาอาจมีเครื่องมือที่สามารถรับอีเมลของคุณกลับคืนมาได้ แต่ขอเตือนว่า พวกเขาอาจไม่มี อย่าลืมสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ!
