การแชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการให้ลูกค้าและผู้รับเหมาเข้าถึงเอกสารโดยไม่ต้องดาวน์โหลด ถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์ได้ชั่วคราวเท่านั้น คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์ไฟล์ได้ นี่คือวิธีการ
หมายเหตุ: หากต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ คุณจะต้องมีบัญชี G Suite แบบชำระเงินในฐานะเจ้าของเอกสาร บุคคลที่คุณแชร์เอกสารด้วยไม่จำเป็นต้องมีบัญชีแบบชำระเงินเพื่อดูเอกสาร
วิธีกำหนดวันหมดอายุในไฟล์ Google Drive
จุดไฟ Google ไดรฟ์ ที่ลิงก์กับบัญชี G Suite ของคุณ ให้คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นคลิก “แชร์” ในเมนูบริบท
เพิ่มที่อยู่อีเมลของบุคคลทั้งหมดที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย จากนั้นคลิกปุ่ม “ส่ง” หากคุณส่งคำเชิญไปยังบัญชี Gmail บุคคลเหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในรายชื่อบุคคลที่สามารถเข้าถึงไฟล์โดยอัตโนมัติ หากคุณส่งไปยังที่อยู่ประเภทอื่น แต่ละคนจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ที่นำไปยังไฟล์
ตอนนี้ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วคลิกคำสั่ง “แชร์” อีกครั้ง
คราวนี้เมื่อเปิดตัวเลือกการแชร์ ให้คลิกลิงก์ “ขั้นสูง”
ข้างข้อมูลติดต่อของแต่ละคน คุณจะเห็นไอคอนตัวจับเวลา คลิกเพื่อกำหนดวันหมดอายุ
จากที่นี่ คลิกเมนูแบบเลื่อนลง “Access Expires” เพื่อเลือก 7 วัน 30 วัน หรือเพื่อกำหนดวันหมดอายุแบบกำหนดเอง
การเลือกตัวเลือก “วันที่ที่กำหนดเอง” จะเปิดปฏิทินให้คุณเลือกวันที่ที่แม่นยำยิ่งขึ้น
หากคุณต้องการกำหนดวันหมดอายุสำหรับคนอื่น ให้คลิกตัวจับเวลาถัดจากชื่อของพวกเขา คุณต้องกำหนดวันหมดอายุสำหรับแต่ละคน
สุดท้าย คลิก “บันทึกการเปลี่ยนแปลง” เพื่อสิ้นสุดการแก้ไขที่คุณได้ทำกับผู้ใช้ทั้งหมด
มีข้อแม้ประการหนึ่งที่คุณควรทราบ ตามค่าเริ่มต้น คนที่คุณแชร์ด้วยสามารถดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์ได้ และหากทำเช่นนั้น พวกเขาจะสามารถเข้าถึงสำเนาเหล่านั้นได้หลังจากวันหมดอายุใดๆ ที่คุณกำหนดไว้ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ในการดูเท่านั้นจากนั้นเปิด “ปิดใช้งานตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกสำหรับผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดู” เพื่อป้องกันสิ่งนี้ แต่บุคคลเหล่านั้นจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้
ถ้าคุณมีคนที่จำเป็นต้องเข้าถึงชั่วคราวเพื่อดูหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสาร คุณลักษณะนี้ใช้งานได้ดี
