เรียนรู้กลเม็ดเคล็ดลับที่ดีที่สุดในการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งช่วยให้คุณขายผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าจำนวนมากได้
ข้อเสนอทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญในการชนะใจลูกค้าหรือโครงการ ธุรกิจแบบดั้งเดิมลงทุนมหาศาลในการสร้างเอกสารที่น่าสนใจสำหรับโครงการหรือข้อเสนอการขายเพื่อเอาชนะใจลูกค้า
ตอนนี้ธุรกิจส่วนใหญ่เปลี่ยนไปใช้ออนไลน์แล้ว แต่ประเพณีนี้ก็ยังคงอยู่ที่นั่น การเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวคือคุณใช้เอกสารดิจิทัลหรือแอปการทำงานร่วมกันเพื่อสร้างข้อเสนอทางธุรกิจ
องค์กรต่างๆ สามารถที่จะลงทุนในทีมเอกสารทางธุรกิจที่เชี่ยวชาญ แต่ถ้าคุณมาจากธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง คุณอาจไม่สามารถจ่ายได้ คุณสามารถเรียนรู้การเขียนข้อเสนอทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและสร้างเอกสารข้อเสนอที่มีความหมายและสมบูรณ์สำหรับโครงการถัดไป
ข้อเสนอทางธุรกิจคืออะไร?
ข้อเสนอทางธุรกิจคือเอกสารอย่างเป็นทางการที่อธิบายถึงผลิตภัณฑ์ บริการ ความเชี่ยวชาญ และพอร์ตโฟลิโอของคุณ ช่วยให้คุณได้ลูกค้ารายใหม่โดยการโน้มน้าวใจพวกเขาด้วยเอกสารระดับมืออาชีพและการนำเสนอการขายที่ชัดเจน
ในอุตสาหกรรมการเขียนเชิงธุรกิจ เอกสารข้อเสนอมีไว้สำหรับการโต้ตอบระหว่างธุรกิจกับธุรกิจเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม คุณอาจเห็นความจำเป็นในการร่างข้อเสนอการขายสำหรับบริการพิเศษที่กำหนดเป้าหมายที่ครัวเรือน
ตัวอย่างเช่น คุณกำลังเสนอการปรับปรุงบ้านของผู้บริโภคด้วยแผงโซลาร์เซลล์สำหรับผลิตไฟฟ้าพลังงานแสงอาทิตย์ อีกทางหนึ่ง คุณเป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างหรือตกแต่งบ้านและต้องการติดต่อสมาคมเจ้าของบ้าน (HOA) เพื่อเสนอบริการปรับปรุงอาคารอพาร์ตเมนต์
ไม่ว่าลูกค้าเป้าหมายจะเป็นใคร สูตรลับของข้อเสนอทางธุรกิจนั้นค่อนข้างง่าย คุณต้องอธิบายธุรกิจของคุณอย่างถูกต้องและเกี่ยวข้องกับปัญหาของลูกค้าที่ธุรกิจของคุณสามารถแก้ไขได้
ด้วยการเติบโตของช่องทางดิจิทัล คุณจึงมีแพลตฟอร์มมากมายที่คุณสามารถเผยแพร่ข้อเสนอทางธุรกิจของคุณสำหรับลูกค้าแบบสุ่ม หรือคุณอาจต้องส่งเอกสารข้อเสนอที่กำหนดเองไปยังบริษัทที่เชิญเอกสารขอบเขตการทำงานอย่างเป็นทางการจากฝ่ายธุรกิจที่สนใจ
ประโยชน์ของการสร้างข้อเสนอทางธุรกิจ
โดยพื้นฐานแล้ว เอกสารทางธุรกิจดังกล่าวจะทำหน้าที่เหมือนกรณีธุรกิจและช่วยให้ลูกค้าเห็นทุกสิ่งเกี่ยวกับธุรกิจ ความสำเร็จของบริษัท ความสามารถ ทีม ฯลฯ ในเอกสารฉบับเดียวแทนที่จะเป็นเอกสารประกอบจำนวนมากที่กระจัดกระจายทางออนไลน์
ประโยชน์ในอุตสาหกรรมอื่นๆ ของข้อเสนอทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:
- คุณและลูกค้าที่คาดหวังของคุณสามารถหารือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายโครงการทั้งหมดได้อย่างชัดเจนโดยไม่พลาดสิ่งใดไปจากขอบเขตโครงการ
- ต่อมา เมื่อข้อตกลงสิ้นสุดลง ทั้งลูกค้าและธุรกิจจะใช้เอกสารนี้เพื่อสร้างแผนภาษีสำหรับโครงการ
- ข้อเสนอทางธุรกิจเป็นรูปแบบสูงสุดของเอกสารทางธุรกิจในการติดต่อกับองค์กรธุรกิจด้วยบริการหรือข้อเสนอการขายผลิตภัณฑ์ของคุณ
- คุณสามารถสร้างเอกสารข้อเสนอมาตรฐานและปรับแต่งก่อนที่จะใช้เพื่อขายผลิตภัณฑ์ เสนอบริการทางเทคนิค ค้นหาการลงทุน เชิญคำขอเป็นหุ้นส่วน และอื่นๆ
- เมื่อขายบริการและผลิตภัณฑ์ให้กับธุรกิจขนาดใหญ่เป็นเวลาหลายเดือน คุณสามารถสร้างการประมาณการและแผนการที่เหมือนจริงได้โดยใช้เอกสารข้อเสนอ
- เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรแสดงเจตจำนงทางธุรกิจช่วยให้คุณตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการใหม่ได้
- เอกสารข้อเสนอบางฉบับอาจมีจุดแข็งและจุดอ่อนของธุรกิจของคุณ ดังนั้น เอกสารนี้ทำให้ง่ายต่อการดำเนินการวิเคราะห์ SWOT โดยใช้เอกสารพร้อมกับแม่แบบการวิเคราะห์ SWOT
- ข้อเสนอทางธุรกิจใช้เป็นหลักฐานในการทำสัญญาทางธุรกิจ ทั้งสองฝ่ายสามารถใช้เอกสารเพื่อต่อสู้ทางกฎหมายได้หากมีข้อขัดแย้งระหว่างผู้ให้บริการและลูกค้า
- คุณ ผู้ให้บริการทางธุรกิจ และลูกค้าของคุณเข้าใจถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการก่อนที่จะสรุปข้อตกลง
ประเภทของข้อเสนอทางธุรกิจ
มีข้อเสนอทางธุรกิจหลายประเภทในระบบนิเวศทางธุรกิจ ขึ้นอยู่กับความต้องการของเอกสารข้อเสนอ ค้นหาประเภทด้านล่าง:
เรียกร้องอย่างไม่เป็นทางการ
ข้อเสนอทางธุรกิจที่ร้องขออย่างไม่เป็นทางการคือข้อเสนอที่คุณส่งไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าซึ่งคุณพบในการประชุมทางธุรกิจ งานอีเวนต์ งานเลี้ยงอาหารค่ำ และการประชุม
เรียกร้องอย่างเป็นทางการ
บริษัทที่ต้องการซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการต้องผ่านพอร์ทโฟลิโอเว็บไซต์หลายแห่งของผู้มีโอกาสเป็นผู้ขาย เมื่อพวกเขาพบผู้ขายที่เหมาะสมไม่กี่ราย พวกเขาจะส่งคำขออย่างเป็นทางการสำหรับเอกสารข้อเสนอทางธุรกิจโดยอธิบายถึงความคาดหวังและข้อกำหนดเฉพาะของพวกเขา
ในการตอบสนอง คุณส่งเอกสารข้อเสนอที่กำหนดเอง สิ่งนี้เรียกว่าข้อเสนอที่ได้รับการร้องขออย่างเป็นทางการ
ไม่พึงประสงค์
ข้อเสนอทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์เป็นเพียงการโทรหรืออีเมลถึงธุรกิจจากบริษัทอื่นโดยมีเจตนาที่จะขายบางอย่าง
ตอนนี้ ตามความตั้งใจของเอกสารข้อเสนอ ข้อเสนอทางธุรกิจสามารถมีได้ห้าประเภทต่อไปนี้:
#1. ข้อเสนอการขาย
หากคุณเป็นบริษัทขายสินค้าหรือบริการ คุณต้องจัดการกับข้อเสนอการขายมากมาย คุณกำหนดเป้าหมายการจัดการการจัดซื้อของธุรกิจอื่นเพื่อขายสิ่งที่คุณผลิตหรือบริการ
#2. ข้อเสนอของนักลงทุน
หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือธุรกิจเริ่มต้นที่มีความต้องการเพิ่มขึ้นในสิ่งที่คุณทำ คุณอาจต้องการเงินทุนเพิ่มขึ้นเพื่อขยายขนาด คุณสามารถขอรับเงินทุนธุรกิจจากวาณิชธนกิจ บริษัทจัดการเงิน ฯลฯ โดยส่งเอกสารข้อเสนอสำหรับนักลงทุน
#3. ข้อเสนอโครงการ
หากคุณมีแนวคิดโครงการที่สามารถแก้ไขปัญหาเร่งด่วนทางธุรกิจในองค์กรของคุณหรือธุรกิจของบุคคลที่สาม คุณสามารถติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจด้วยข้อเสนอโครงการ
เอกสารทางธุรกิจต้องมีโครงร่างโครงการที่ชัดเจน รวมถึงงาน งานย่อย และการพึ่งพาจำนวนมาก นอกจากนี้ยังควรประกอบด้วยงบประมาณที่คาดการณ์ไว้ ความต้องการแรงงาน ทุนอุปกรณ์ ฯลฯ
#4. ข้อเสนอ RFP
นี่เป็นข้อเสนอการขายอีกรูปแบบหนึ่งสำหรับธุรกิจ คุณส่งตามข้อกำหนดที่กำหนดเองที่บริษัทผู้ซื้อต้องการ
คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอเพื่อรับความช่วยเหลือด้านโครงสร้างในการสร้างเอกสารทางธุรกิจดังกล่าว
#5. ให้ข้อเสนอ
สำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร กองทุนเพื่อการกุศลต่างๆ จะเชิญข้อเสนอทุนตลอดทั้งปี ในกรณีดังกล่าว ข้อเสนอทางธุรกิจที่คุณเขียนจะต้องสะท้อนถึงเนื้อหาที่คุณรวมไว้ใน RFP และข้อเสนอสำหรับนักลงทุน
นอกจากนี้ ขึ้นอยู่กับความต้องการข้อมูลที่แสดงโดยปลายทางของลูกค้า เอกสารข้อเสนออาจมีสามรูปแบบต่อไปนี้:
#1. ข้อเสนอการจัดซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ (RFP)
RFP เป็นเอกสารข้อเสนอทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมมากที่สุดที่บริษัทใด ๆ จะเข้ามาในตลาด
ใน RFP บริษัทผู้ซื้อจะเปิดเผยรายละเอียดของโครงการพร้อมกับข้อกำหนดด้านวัสดุและมาตรฐานคุณภาพ ผู้ขายจะตอบสนองต่อ RFP ดังกล่าวด้วยการเสนอราคาสำหรับโครงการทั้งหมด
#2. ขอใบเสนอราคา (RFQ)
เมื่อราคาเป็นตัวตัดสินใจสำหรับบริการหรือการจัดหาผลิตภัณฑ์โดยธุรกิจ องค์กรต่างๆ จะเชิญ RFQ จากผู้ขาย ใน RFQ ผู้ขายเสนอราคาโดยขึ้นอยู่กับข้อกำหนดคุณลักษณะ คุณภาพ และปริมาณของบริษัทจัดหา
#3. ขอข้อมูล (RFI)
ผู้ซื้อผลิตภัณฑ์และบริการส่วนใหญ่ร้องขอ RFI ทางออนไลน์ บนกระดานประกาศ และผ่านเอกสารระดับชาติเพื่อเชิญเอกสารทางธุรกิจดังต่อไปนี้:
- แคตตาล็อกสินค้า
- ความสามารถ
- ราคา
- บริการที่นำเสนอ
รูปแบบมาตรฐานสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจ
รูปแบบของเอกสารข้อเสนอจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี อย่างไรก็ตาม ข้อเสนอทางธุรกิจมาตรฐานควรมีลักษณะดังนี้:
- ชื่อของข้อเสนอในกรณีชื่อเรื่อง
- ข้อเสนอต้องเริ่มต้นด้วยดัชนีของเนื้อหาหรือสารบัญ
- บทสรุประดับบนสุดของเอกสารหรือบทสรุปสำหรับผู้บริหาร
- ปัญหาที่คุณยินดีจะแก้ไข เรียกว่า แถลงการณ์ปัญหา
- คุณกำลังเสนอวิธีแก้ปัญหาอะไร
- ส่วนคุณสมบัติโดยละเอียดของทีมหรือบริษัทของคุณเกี่ยวกับปัญหาที่ธุรกิจจำเป็นต้องแก้ไข
- เส้นเวลาของโครงการ
- ความเสี่ยงและข้อจำกัดทางกฎหมาย
- โฆษณาของโครงการ เช่น ความถี่ในการเรียกเก็บเงิน วิธีการชำระเงิน เป็นต้น
- ข้อกำหนดและเงื่อนไขโดยละเอียด
- ข้อการยอมรับ
หากข้อเสนอทางธุรกิจได้รับการปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะในการซื้อ คุณอาจต้องเพิ่มแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ด้วย
ความยาวของข้อเสนอทางธุรกิจ
อย่าทำให้เอกสารข้อเสนอยาวเกินความจำเป็น พยายามแสดงคำชี้แจงปัญหา กลยุทธ์การแก้ปัญหา ความสามารถ และข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ในช่วงต้นของเอกสาร
นอกจากนี้ ปริมาณโดยรวมของเอกสารไม่ควรเกิน 50 หน้าสำหรับโครงการที่มีรายได้ 10,000 ดอลลาร์ อีกทางหนึ่งคือตั้งเป้าหมายที่ความยาวเพื่อให้ผู้ตรวจสอบสามารถอ่านเนื้อหาทั้งหมดได้ภายใน 10 ถึง 15 นาที
วิธีเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ
คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างข้อเสนอทางธุรกิจมาตรฐานสำหรับอุตสาหกรรมส่วนใหญ่:
#1. รวบรวมความสามารถทางธุรกิจ
สร้างฐานข้อมูลของความสามารถทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับโครงการเป้าหมายหรือปัญหาของบุคคลที่สามที่คุณต้องการแก้ไข ความสามารถเหล่านี้จะพิสูจน์ว่าคุณมีพนักงานและทักษะเพียงพอที่จะให้บริการลูกค้า
#2. การวิจัยทางการตลาด
ทำการวิจัยตลาดอย่างละเอียดเพื่อหาวัสดุสิ้นเปลืองที่จำเป็น นอกจากนี้ วิเคราะห์ทักษะเฉพาะทางที่คุณต้องการจ้าง จากนั้นสร้างการประมาณการต้นทุนก่อนที่จะเสนอราคาสำหรับโครงการ
#3. สร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหาร
ตอนนี้ คุณต้องสร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่น่าสนใจสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ ที่นี่ คุณต้องแนะนำบริษัทของคุณและความสำเร็จของบริษัท และคาดการณ์ว่าทีมของคุณเป็นทีมที่เหมาะสมที่สุดในการแก้ปัญหาของลูกค้า
#4. วางแผนและร่างโครงการ
นอกจากนี้ คุณต้องวางแผนโครงการหรือการจัดซื้อจัดจ้างที่คุณวางแผนจะลงนามในข้อตกลงกับลูกค้าของคุณ วิจัยปัญหาของลูกค้าหรือแผนการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเหมาะสมเพื่อประเมินกำหนดเวลาขั้นต่ำสำหรับโครงการ
ในขั้นตอนนี้ คุณต้องสร้างแบบร่างของงานและงานย่อย และค้นหาผู้รับมอบหมายเพื่อใช้ประโยชน์จากพนักงานของคุณอย่างดีที่สุด
วิธีติดตามข้อเสนอทางธุรกิจ
วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามผลกับลูกค้าหลังจากส่งเอกสารข้อเสนอคือการประชุมเสมือนหรือทางโทรศัพท์ อย่างไรก็ตาม อาจไม่พร้อมใช้งานในทุกสถานการณ์
ตัวอย่างเช่น คุณได้ส่งอีเมลเย็น ๆ พร้อมข้อเสนอทางธุรกิจไปยังบริษัทต่าง ๆ เพื่อรักษาสัญญา อย่างไรก็ตาม คุณยังไม่ทราบว่าลูกค้าสนใจหรือไม่ นอกจากนี้ คุณอาจไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขาด้วย
ดังนั้น คุณสามารถลองส่งอีเมลถึงลูกค้าเหล่านั้นได้ เมื่อส่งอีเมล ให้เสนอสิ่งต่อไปนี้:
- เตือนพวกเขาว่าคุณเป็นผู้ให้บริการชั้นนำ
- กล่าวถึงเมตริกทางธุรกิจที่น่ายกย่องที่คุณประสบความสำเร็จ
- ขอการประชุมเสมือนจริงหากพวกเขาพบว่าพอร์ตโฟลิโอของคุณมีความสามารถ
- ถามคำถามปลายเปิดเพื่อเริ่มการสนทนา
- เน้นเนื้อหาที่สำคัญในข้อเสนอทางธุรกิจและเปลี่ยนเส้นทางลิงก์ไปยังเอกสารต้นฉบับ
ตัวอย่างข้อเสนอทางธุรกิจ
คุณจะพบเอกสารข้อเสนอที่โดดเด่นและได้รับการพิสูจน์แล้วมากมายในส่วนเทมเพลตด้านล่าง อย่างไรก็ตาม โปรดดูตัวอย่างข้อเสนอทางธุรกิจที่คัดสรรแล้วซึ่งคุณสามารถใช้งานได้ด้านล่างนี้:
#1. ข้อเสนอทางธุรกิจและการตลาดที่เรียบง่าย
- รูปแบบอินโฟกราฟิกและเอกสารข้อเสนอที่เรียบง่าย
- การผสมสีของเอกสารนี้คือ: #222524, #fffffe, #f2c745 และ #939496
- แบบอักษร: Montserrat และ Roboto
- ขนาดกระดาษ : 21 × 29.7 ซม
#2. ข้อเสนอการตลาดที่เรียบง่ายสะอาดตา
- เหมาะสำหรับข้อเสนอทางการตลาด
- จานสีของเอกสารคือ: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 และ #050707
- แบบอักษร: Roboto, Poppins Medium, Montserrat และ Poppins ExtraBold
- ขนาดกระดาษ : 21 × 29.7 ซม
#3. ข้อเสนอความร่วมมือ Orange Modern
- หากคุณกำลังเสนอข้อตกลงหุ้นส่วน ให้ลองใช้เทมเพลตนี้
- คุณจะพบสีเหล่านี้ในเอกสารนี้: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 และ #f8b03a
- แบบอักษร: Montserrat และ Montserrat Classic
- ขนาดกระดาษ : 21 × 29.7 ซม
#4. ข้อเสนอกิจกรรมระดับมืออาชีพที่เรียบง่ายสีน้ำตาลดำ
- เหมาะสำหรับการเสนอโครงการขององค์กร
- เอกสารนี้มีสีดังต่อไปนี้: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 และ #b4b5ba
- แบบอักษร: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
- ขนาดกระดาษ : 21 × 29.7 ซม
เทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจยอดนิยม
เทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจจาก Canva
สำหรับเอกสารข้อเสนอ ปลายทางแรกของคุณคือไลบรารีเทมเพลตข้อเสนอของ Canva Business มีเทมเพลตให้คุณมากกว่า 1,000 แบบ คุณควรค้นหาเอกสารข้อเสนอที่คุณกำลังมองหาในช่องธุรกิจที่คุณอยู่
แพนด้าด็อก
หากคุณกำลังมองหาเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจระดับมืออาชีพและได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อเสนอขายโครงการ การขายผลิตภัณฑ์ หรือ RFP คุณยังสามารถตรวจสอบไลบรารีเทมเพลตของ PandaDoc ได้อีกด้วย เทมเพลตเหล่านี้ใช้งานได้ฟรี ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จึงไม่จำเป็นต้องมีค่าลิขสิทธิ์หรือการสมัครสมาชิกใดๆ
แบบฟอร์ม
Jotform มีชุดเอกสารข้อเสนอมากกว่า 50 รายการที่คุณสามารถใช้ในสถานการณ์ต่างๆ เช่น ข้อเสนอการพัฒนาแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ข้อเสนอการทำความสะอาด ข้อเสนอการให้คำปรึกษา ข้อเสนอการเสนอราคา และอื่นๆ
นอกจากนี้ คุณสามารถแก้ไขเนื้อหาของเอกสารข้อเสนอในโปรแกรมแก้ไข Jotform ได้ฟรี นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งเอกสารไปยังผู้รับหลายคนสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
ห่อ
จนถึงตอนนี้ คุณได้สำรวจหัวข้อพื้นฐานต่างๆ เกี่ยวกับข้อเสนอทางธุรกิจ รวมถึงเทคนิคการเขียนข้อเสนอ คุณยังได้ค้นพบแพลตฟอร์มเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจระดับมืออาชีพ
คุณสามารถใช้ความรู้ข้างต้นเพื่อเขียนเอกสารข้อเสนอของคุณเอง หรือทำงานเป็นฟรีแลนซ์บนแพลตฟอร์มที่ธุรกิจค้นหาและจ้างฟรีแลนซ์
