สร้างโครงสร้างการแบ่งงานด้วยเครื่องมือ 10 อย่างเหล่านี้

หนึ่งในงานที่ท้าทายของเจ้าของหรือผู้จัดการโครงการธุรกิจคือการสร้าง WBS ที่ดำเนินการได้สำหรับการจัดการโครงการ เป็นหนึ่งในเครื่องมือหลักสำหรับการจัดการโครงการเชิงพาณิชย์ใดๆ ดังนั้นเครื่องมือ WBS จึงเป็นประโยชน์อย่างแท้จริงสำหรับผู้จัดการโครงการ

หากคุณพบว่าการสร้างเทมเพลต WBS สำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้นนั้นท้าทาย คุณมาถูกที่แล้ว! เราจะอธิบาย WBS ในการจัดการโครงการในภาษาง่ายๆ นอกจากนี้เรายังจะแนะนำให้คุณรู้จักกับเครื่องมือที่มีแนวโน้มสูงและเป็นที่นิยมซึ่งผู้จัดการโครงการชั้นนำใช้เพื่อสร้างแผ่นงาน WBS ในที่ทำงาน

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คือตารางที่ระบุและแสดงรายการส่วนประกอบและผลงานของโครงการ WBS ในการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับเนื้อหา/ผลิตภัณฑ์/บริการที่โครงการต้องส่งมอบให้กับลูกค้า

โดยพื้นฐานแล้ว คุณควรสร้างเทมเพลต WBS เป็นลำดับชั้นของส่วนประกอบที่โครงการควรสร้าง โครงสร้างนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดระเบียบงานและหน้าที่ของทีมโครงการเป็นเป้าหมายเล็กๆ ได้

เครื่องมือ WBS ส่วนใหญ่สำหรับโครงการธุรกิจมีความลึกมากกว่า 3 ระดับ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถค้นหาลำดับชั้นลึกของผลลัพธ์และส่วนประกอบได้ถึง 2 ถึง 4 ระดับในชีต WBS ของโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก

WBS มีกี่ประเภท?

#1. WBS . ที่ส่งมอบได้

ตามชื่อที่แนะนำ แผ่นงาน WBS นี้จะเน้นที่ผลงานของโครงการเป็นหลัก สิ่งเหล่านี้อาจเป็นผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ เนื้อหาดิจิทัล หรือบริการออนไลน์ (เว็บไซต์/แอพมือถือ) ซึ่งเชื่อมโยงขอบเขตของโครงการกับสิ่งที่ส่งมอบแต่ละรายการได้อย่างง่ายดาย ผู้จัดการโครงการมักใช้เทมเพลต WBS นี้เพื่อสร้างงบประมาณโครงการ การประเมินทรัพยากร ฯลฯ

ตัวอย่างที่แท้จริงคือแผ่นงาน WBS สำหรับการผลิตรถยนต์ การตกแต่งภายใน ร่างกาย และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เป็นองค์ประกอบแรกในลำดับชั้น จากนั้นคุณสามารถเชื่อมโยงส่วนประกอบที่เหมาะสมซึ่งคุณต้องผลิตสำหรับหัวแต่ละหัวเหล่านี้

#2. WBS . ตามกระบวนการ

เครื่องมือ WBS ประเภทนี้จะกำหนดโครงการของคุณที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการทำงาน ฟังก์ชัน และขั้นตอนต่างๆ คุณสามารถกำหนดขั้นตอนต่างๆ ให้กับทักษะและสาขาวิชาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ช่วยในการระบุชนิดของเครื่องมือที่คุณต้องการ ความต้องการทักษะ ฯลฯ

ตัวอย่างประเภทนี้จะเป็นแบบร่าง WBS สำหรับโครงการพัฒนาแอพมือถือ ในที่นี้ ขั้นตอนของการพัฒนาแอป เช่น การกำหนดค่า การทดสอบระบบ การตรวจสอบระบบที่สำคัญ และระบบผู้ใช้สร้างลำดับชั้นระดับแรก คุณสามารถเชื่อมโยงเฟสอื่นๆ กับส่วนหัวที่เหมาะสมได้แล้ว

  วิธีการเปลี่ยนระดับหัวเรื่องหลายระดับใน MS Word

อะไรทำให้ WBS เป็นโซลูชัน Go-To สำหรับผู้จัดการโครงการ

#1. มันให้ความชัดเจนในระดับสูงสุดของทรัพยากรที่รับผิดชอบของงานโครงการ ดังนั้น ผู้จัดการโครงการจึงสามารถติดต่อสมาชิกทีมที่เหมาะสมได้ทันทีหากต้องการสถานะงาน

#2. คุณจะไม่พลาดขั้นตอนของโครงการหรือผลงานใดๆ เมื่อคุณปรับใช้เทมเพลต WBS ที่มีประสิทธิภาพ

#3. เนื่องจากแผ่นงาน WBS เน้นย้ำสิ่งที่ส่งมอบและขั้นตอนทั้งหมดด้วยสายตา ผู้จัดการโครงการจึงสามารถมั่นใจได้ว่างาน/สิ่งที่ส่งมอบแต่ละส่วนจะเสร็จสิ้นตรงเวลา

#4. เครื่องมือ WBS ยังช่วยให้คุณแก้ไขจุดบกพร่องและข้อผิดพลาดในโครงการของคุณที่ไม่สามารถระบุได้ง่ายในตอนต้นของโครงการ

ตรวจสอบรายชื่อเครื่องมือชั้นนำที่ช่วยให้คุณสร้างแผ่นโครงสร้างการแบ่งงานที่มีประสิทธิภาพ:

วันจันทร์

นอกเหนือจากการเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระดับแนวหน้าแล้ว monday.com ยังมีเทมเพลต WBS ให้คุณอีกด้วย ด้วยความช่วยเหลือ ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผนและควบคุมโครงการของตนได้อย่างราบรื่น เทมเพลตนี้ไม่เพียงแต่ฟรีเท่านั้น แต่ยังพร้อมใช้ คุณจึงได้รับตัวอย่างกำหนดการแจกแจงงานเพื่อเริ่มต้นทันที

ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดเทมเพลตที่ใช้งานง่ายนี้เพื่อพัฒนาแผนส่วนบุคคลโดยการเพิ่มรายการการดำเนินการและจัดระเบียบงานใหม่ตามเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ ด้วยเทมเพลตนี้ การดำเนินการตามแผนจะกลายเป็นกระบวนการที่ง่ายดาย

สิ่งที่คุณต้องทำคือมอบหมายรายการการทำงานแต่ละรายการให้กับสมาชิกในทีม ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าในทุกขั้นตอนผ่านตัวชี้วัดต่างๆ เทมเพลตยังมาพร้อมกับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การเพิ่มรายการใหม่เพียงคลิกเดียว ค้นหาหรือกรองบอร์ด การแชร์ ฯลฯ

Lucidchart

Lucidchart เป็นซอฟต์แวร์สร้างไดอะแกรมอัจฉริยะที่ช่วยคุณขับเคลื่อนนวัตกรรมผ่านการสร้างไดอะแกรมและการทำงานร่วมกัน เมื่อใช้ผู้สร้าง WBS ผู้ใช้สามารถสร้างโครงสร้างการแบ่งงานสำหรับโครงการของตนได้ภายในไม่กี่นาที เครื่องมือนี้มาพร้อมกับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพบางอย่างสำหรับการปรับแต่ง WBS ตามความต้องการของโครงการของคุณ

ผู้ใช้สามารถเริ่มสร้างโครงสร้างได้โดยการลากรูปร่างบนผืนผ้าใบและแทรกงานลงในรูปร่างแต่ละแบบ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณกำหนดความเป็นเจ้าของงานและแยกความแตกต่างระหว่างงานและงานย่อยผ่านคุณสมบัติการจัดรูปแบบที่กว้างขวาง

Lucidchart นำเสนอการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แชทในเครื่องมือแก้ไข และแสดงความคิดเห็นเพื่ออัปเดตและแบ่งปันได้ทันที เครื่องมือบนคลาวด์นี้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ นอกจากนี้ยังมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ช่วยคุณในการเขียนโค้ดสีให้กับงานและการจัดระเบียบบทบาทและรายการอื่นๆ ของโครงสร้าง

อย่างสร้างสรรค์

ด้วยเครื่องมือ WBS ของ อย่างสร้างสรรค์คุณสามารถจัดการการส่งมอบโครงการได้ดียิ่งขึ้น ด้วยซอฟต์แวร์โครงสร้างการแบ่งงาน ผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นขอบเขตของโครงการได้ บนแพลตฟอร์มภาพที่ใช้งานง่ายนี้ ผู้ใช้สามารถแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นเหตุการณ์สำคัญที่จัดการได้มากขึ้นเพื่อการจัดการงานที่ง่าย

Creately ให้คุณเพิ่มรายละเอียดเอกสาร ลิงก์ และเอกสารแนบให้กับ WBS แต่ละรายการที่ส่งมอบ นอกจากนี้ยังรองรับการนำเข้าข้อมูลจากเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อให้ผู้ใช้สามารถระบุช่องว่างและคาบเกี่ยวกันในข้อกำหนดของโครงการ

แพลตฟอร์ม WBS ประกอบด้วยเครื่องมือต่างๆ ในตัวสำหรับการสร้างแดชบอร์ด การนำเสนอ และรายงานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นอกจากนี้ยังรองรับการรวมแอพหลายตัวสำหรับการส่งออกและนำเข้าข้อมูลโครงการ

เครื่องมือนี้ออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างแท้จริง ตอนนี้ทีมข้ามสายงานสามารถอยู่ในแนวเดียวกันผ่านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ประกอบด้วยคุณลักษณะต่างๆ เช่น การทำงานร่วมกันกับผู้ใช้หลายคน การพูดถึงความคิดเห็น การติดตามสถานะระดับพื้นที่ทำงาน ระดับการเข้าถึงและบทบาทที่หลากหลาย และการแจ้งเตือนอัจฉริยะเพื่อเชื่อมต่อทุกคนทั่วทั้งกระดาน

EdrawMax

คุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์โครงสร้างการแบ่งงานที่คุณสามารถรับเทมเพลตฟรีและปรับแต่งได้ง่ายหรือไม่? ไปเพื่อ EdrawMax เพื่อให้เห็นภาพขอบเขตโครงการทั้งหมดของคุณโดยการสร้าง WBS แบบโต้ตอบ ด้วยการสร้างโครงสร้างบนเครื่องมือนี้ คุณสามารถจัดระเบียบวัตถุประสงค์ด้วยวิธีที่เรียบง่ายและคาดการณ์ได้

ที่นี่ คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานหลายแบบที่สามารถใช้ได้โดยตรง นอกจากนี้ยังมีไลบรารีสัญลักษณ์ที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถเพิ่มสัญลักษณ์ที่มีประโยชน์ได้โดยการลากและวางบนผืนผ้าใบ สำหรับผู้ที่ต้องการอธิบายเนื้อหาไดอะแกรมอย่างละเอียด EdrawMax อนุญาตให้นำเข้าและส่งออกข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการปรับแต่ง

ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดโครงสร้างจากเครื่องมือ WBS นี้ในรูปแบบต่างๆ รวมถึง PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG และ PNG จากนั้นพวกเขายังสามารถแชร์และอัปโหลดไฟล์เหล่านี้ไปยังแพลตฟอร์มต่างๆ ได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังรองรับการฝังไดอะแกรมในอีเมล โซเชียลมีเดีย และเว็บไซต์

  วิธีคัดลอกการจัดรูปแบบอย่างรวดเร็วและง่ายดายใน Google เอกสาร

PlanHammer

PlanHammer เป็นแพลตฟอร์มสำหรับสร้างแผนภูมิ WBS ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย เป็นซอฟต์แวร์ที่ทรงพลังพร้อมความสามารถในการจัดการโครงการที่ทรงพลัง ซอฟต์แวร์นี้ทำให้ผู้ใช้สามารถแยกย่อยโปรเจ็กต์ของตนได้ในขณะที่มอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมทีมและทำงานร่วมกับพวกเขาในเวลาเดียวกัน

เนื่องจากเครื่องมือ WBS นี้ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างที่ยืดหยุ่นได้ คุณจึงสามารถขยายและยุบแผนผังงานได้ตามที่คุณต้องการให้แสดงเฉพาะสาขาที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ในขณะนี้ เมื่อคลิกที่ปุ่มข้อมูล ผู้ใช้ยังสามารถรับรายละเอียดของงานใดๆ ก็ได้

PlanHammer ทำให้การเพิ่มและลบงานและงานย่อยใน WBS ทำได้ง่ายมาก นอกจากนี้ สำหรับงานหลักแต่ละงาน คุณจะมีอิสระอย่างเต็มที่ในการแสดงงานย่อยในรูปแบบขยายหรือรายการ

ตัวสร้างแผนภูมิ WBS แบบโต้ตอบนี้อำนวยความสะดวกในการแชร์หน้าจอและการถ่ายทอดผ่าน Chromecast เพื่อการนำเสนอที่น่าทึ่ง/ นอกจากนี้ คุณยังสามารถพิมพ์จากไฟล์ PDF และแบ่งปันฉบับพิมพ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

Praxie

โดยใช้ Praxieคุณสามารถเก่งในการจัดการโครงการ WBS ได้สองวิธี คุณสามารถใช้แอปแบบโต้ตอบเพื่อสร้าง WBS ได้ตั้งแต่เริ่มต้น หรือคุณสามารถใช้เทมเพลต WBS เพื่อปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้

ในการใช้เทมเพลต ผู้ใช้จำเป็นต้องตรวจทานและพิจารณางานที่รวมอยู่ในโครงการของคุณจากมุมมองทีละขั้นตอน จากนั้นพวกเขาจำเป็นต้องลงรายการงานย่อยทั้งหมดและจบตารางด้วยความช่วยเหลือจากข้อมูลที่จำเป็น ในขณะที่ความคืบหน้าของงาน สมาชิกในทีมจำเป็นต้องอัปเดตเพื่อให้ผู้จัดการโครงการสามารถมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้

ทีมหรือบริษัทใดๆ สามารถเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Praxie โดยกำหนดงานและสร้างรายการการดำเนินการ ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ยังรวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น แดชบอร์ดความคืบหน้า การนำเข้าข้อมูลจากแอปพลิเคชันหรือเอกสาร SaaS ต่างๆ และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

OpenProject

OpenProject นำเสนอซอฟต์แวร์การจัดการโครงการโอเพนซอร์ซที่ทนทานและปลอดภัยพร้อมๆ กัน เครื่องมือนี้สนับสนุนกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบของคุณในการจัดการโครงการด้วยโครงสร้างการแบ่งงาน

ในเครื่องมือ OpenProject คุณสามารถแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นผลงานและกิจกรรมที่จัดการได้โดยใช้มุมมองรายการ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างงานได้อย่างรวดเร็วด้วยการสร้างแบบอินไลน์ หรือใช้มุมมองแบบเต็มหน้าจอสำหรับงานที่มีข้อมูลโดยละเอียด นอกจากนี้ยังแสดงความคืบหน้าของงานและใช้เวลาในการวิเคราะห์โครงการได้ดีขึ้น

MatchWare MindView

MatchWare MindView เป็นเครื่องมือสร้างแผนที่ความคิดที่มีความสามารถในการพัฒนาโครงสร้างการแบ่งงาน ซอฟต์แวร์พัฒนาแนวคิดที่มีประสิทธิภาพนี้มาพร้อมกับมุมมองที่เปลี่ยนได้ 6 มุมมองสำหรับการสร้าง WBS คุณสามารถสร้างโครงสร้างในรูปแบบจากบนลงล่างหรือซ้ายขวาได้อย่างง่ายดาย

หากจำเป็น ข้อมูลสามารถส่งออกไปยังแผนภูมิแกนต์ในตัวในแอปพลิเคชัน เช่น MS Excel และ MS Projects MindView เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการสร้างแผนภูมิ WBS เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถป้อนองค์ประกอบต่างๆ ได้ในพริบตา และจัดระเบียบให้เป็นโครงสร้างที่เข้ากับโครงการของคุณโดยเฉพาะ นอกจากนี้ โครงสร้างสามารถแก้ไขได้อย่างราบรื่นหากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ

หยกALM

หยกALM ให้คุณสร้างแผนภูมิ WBS สำหรับโครงการของคุณ เพื่อให้คุณมีโครงสร้างโครงการที่ชัดเจน แผนภูมิลำดับชั้นเหมาะสำหรับการแยกย่อยความคืบหน้าจากบนลงล่าง คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่างานย่อยและงานทั้งหมดอยู่ในภาพรวมของโครงการที่ใด

โครงสร้างนี้ยังแจ้งให้คุณทราบว่าเกิดอะไรขึ้นและที่ไหน เนื่องจากผู้ใช้สามารถแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงานย่อยย่อยๆ ได้ง่ายและใช้งานได้จริง พวกเขาไม่เคยเสียการโฟกัสไปที่ค่านิยมหลักและวัตถุประสงค์ JadeALM ยังช่วยคุณในการจัดโครงสร้างใหม่และคาดการณ์ได้ด้วยการจัดการการพึ่งพาระหว่างบุคคล งาน คุณสมบัติ และกระบวนการ

นอกจากนี้ เครื่องมือ WBS นี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการจัดการผลงานที่มีขนาดเล็กลง การอัปเดตตามเวลาจริงช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้า ทรัพยากร และผู้ที่ได้รับมอบหมายจากเครื่องมือเดียวที่มีความสม่ำเสมอ ความโปร่งใส และความสม่ำเสมออย่างสมบูรณ์

โกโก้

โกโก้ เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับทีมที่ต้องการทำการแบ่งย่อยงานและงานย่อยที่เป็นระเบียบและมองเห็นได้ มีเทมเพลต WBS ที่ซับซ้อนซึ่งผู้ใช้สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของแต่ละโครงการ

  สุดยอด Liquid CPU Cooler ของปี 2021: บทวิจารณ์ + คู่มือการซื้อ

นอกจากจะใช้สำหรับโครงการเดียวที่มีหลายงานที่ได้รับมอบหมายให้กับบุคคลต่างๆ แล้ว คุณยังสามารถใช้สำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่จัดการกับหลายทีมได้อีกด้วย

แม้ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้มือใหม่ คุณจะใช้เวลาไม่นานในการเรียนรู้วิธีเรียกใช้เครื่องมือนี้ มีบทแนะนำที่หลากหลายซึ่งรวมถึงคำแนะนำและวิดีโอเฉพาะและรายละเอียด คุณยังสามารถอ่านบล็อกและฐานความรู้เพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของเครื่องมือนี้

Cacoo รองรับการทำงานร่วมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio และ Zapier คุณลักษณะนี้ทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นสำหรับคุณ

คุณสามารถใช้แผนภูมิแกนต์เป็น WBS ได้หรือไม่

ไดอะแกรม WBS แสดงขอบเขตโครงการและเหตุการณ์สำคัญ แผนภูมิแกนต์ช่วยให้เห็นภาพไทม์ไลน์กิจกรรมโครงการ

แผนภูมิแกนต์มักถูกมองว่าเป็น WBS ชนิดหนึ่งสำหรับการจัดการโครงการ ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบ WBS ของตนเป็นแผนภูมิแกนต์ที่มีลิงก์ระหว่างการอ้างอิงงานและเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

คำพูดสุดท้าย

จนถึงตอนนี้ คุณได้พบการสนทนาเชิงลึกเกี่ยวกับพื้นฐานของ WBS ในการจัดการโครงการ คุณยังค้นพบเครื่องมือระดับบนสุดที่สามารถช่วยคุณร่างเทมเพลต WBS แบบมืออาชีพและปราศจากข้อผิดพลาด

ในอาชีพการงานของผู้จัดการโครงการ ทักษะในการร่างเครื่องมือ WBS ทำให้พวกเขาแตกต่างจากมือใหม่ ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณใช้เทมเพลต WBS คุณจะลดปัญหาคอขวด เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และในที่สุดก็สร้างรายได้มากกว่าธุรกิจมือสมัครเล่นที่ไม่ได้ใช้เครื่องมือนี้

คุณอาจสนใจที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับกฎบัตรทีมที่อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในทีม

เรื่องล่าสุด

x