สิ่งที่คุณไม่รู้เกี่ยวกับการประมาณการต้นทุนโครงการ

การประมาณต้นทุนโครงการไม่ใช่คณิตศาสตร์ง่ายๆ แต่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน

เพื่อให้การจัดการโครงการประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการประมาณการต้นทุนที่ดี ค่าใช้จ่ายจำนวนมากปรากฏขึ้นตลอดวงจรอายุของโครงการ แต่วิธีการประมาณค่าที่ถูกต้องทำให้ความแตกต่างจากแผนที่ล้มเหลวไปสู่แผนสำเร็จ

มันเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลของลูกค้าโดยตรงและช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมสามารถทำงานร่วมกันเพื่อความเข้าใจที่สมบูรณ์แบบเกี่ยวกับมูลค่าทางธุรกิจ ลำดับความสำคัญของคุณลักษณะ รายการที่น่ามี ฯลฯ

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดการกับความเสี่ยงเหล่านี้และประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยทำความเข้าใจเกี่ยวกับการประเมินต้นทุน ความสำคัญ วิธีเริ่มต้นกับความเสี่ยง เทคนิค และสิ่งสำคัญอื่นๆ

เอาล่ะ!

การประมาณต้นทุนสำหรับโครงการคืออะไร?

การประมาณต้นทุนเป็นการคำนึงถึงต้นทุนทางตรง ต้นทุนทางอ้อม และปัจจัยอื่นๆ อีกมากมายเพื่อคำนวณงบประมาณโครงการที่ตรงกับข้อผูกมัดทางการเงินของคุณ นี่เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ตั้งแต่การสร้างถนนไปจนถึงการพัฒนาแอปพลิเคชัน เทคนิคการประมาณต้นทุนโครงการสามารถนำไปใช้ได้ในทุกด้าน ในวงจรการจัดการโครงการ การประเมินต้นทุนคือการเพิ่มต้นทุนแต่ละรายการโดยใช้วิธีการประมาณและข้อมูลที่ถูกต้อง ใช้เพื่อประเมินต้นทุนในอนาคตของโครงการตามประสบการณ์ในปัจจุบัน

ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ:

• การระบุงานที่ชัดเจน
• การมีส่วนร่วมในการจัดทำประมาณการค่าใช้จ่าย
• ความพร้อมใช้งานของข้อมูลที่เหมาะสม
• โครงสร้างมาตรฐานสำหรับการประมาณการต้นทุน
• บทบัญญัติสำหรับความไม่แน่นอนในอนาคต
• ไม่รวมค่าใช้จ่าย
• บทวิจารณ์การประมาณการอิสระ
• การแก้ไขประมาณการ

พูดง่ายๆ ก็คือ การประมาณต้นทุนเป็นการบอกถึงการเงินและทรัพยากรที่คุณต้องใช้ในการทำโครงการให้เสร็จล่วงหน้าด้วยขอบเขตที่กำหนดไว้ ผู้จัดการโครงการและทีมต้องพิจารณาต้นทุนทางตรงและทางอ้อมเพื่อดำเนินการประมาณการ

องค์ประกอบทั่วไปบางประการที่คุณต้องพิจารณา ได้แก่ แรงงาน สิ่งอำนวยความสะดวก ทรัพยากร วัสดุ อุปกรณ์ ผู้ขาย ความเสี่ยง และเวลา

เหตุใดการประมาณการต้นทุนจึงมีความสำคัญ

การประมาณต้นทุนโครงการเป็นไปได้โดยใช้เทคนิคการประมาณการต้นทุนและโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ใช้เพื่อแสดงภาพขอบเขตของโครงการและกำหนดต้นทุนให้กับทุกงานโครงการ

ลูกค้าสามารถตัดสินได้ว่าผู้จัดการโครงการจะสามารถจัดการกับโครงการและบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการผ่านการประมาณราคาโครงการได้อย่างไร ด้วยวิธีนี้ ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการและผู้บริหารคาดการณ์คุณภาพที่พวกเขาจะได้รับหลังจากเสร็จสิ้น

เพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องวางแผนงบประมาณที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยอมรับเพิ่มเติมเพื่อให้เป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ การประมาณการโครงการที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจได้ถึงความพยายามที่แท้จริง สิ่งนี้ช่วยให้คุณติดตามและกำหนดเวลาได้

เมื่อจะทำการประมาณการต้นทุน?

การประมาณต้นทุนจะใช้เพื่อคาดการณ์ต้นทุน ราคา และปริมาณของทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ความถูกต้องของการประมาณการต้นทุนโครงการขึ้นอยู่กับระดับของโครงการ โครงการ การออกแบบและเงื่อนไขของโครงการ และมูลค่าโดยประมาณของทรัพยากรที่คุณต้องการ

เมื่อคุณมีทรัพยากร อุปกรณ์ แรงงาน และอื่นๆ คุณสามารถเริ่มประเมินต้นทุนโดยรวมของโครงการโดยระบุขอบเขตและคุณภาพของโครงการ ดังนั้นจึงต้องใช้เทคนิค ระยะเวลา งาน และอื่นๆ เพื่อคาดการณ์ต้นทุนทั้งหมด

จะประมาณการต้นทุนอย่างแม่นยำได้อย่างไร?

เมื่อคุณประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการ คุณจะต้องแบ่งโครงการออกเป็นแต่ละงานและพิจารณาว่าทีมใดจะทำอะไร เมื่อโครงการพร้อมแล้ว เป้าหมายหลักคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกินงบประมาณ

การประเมินต้นทุนมีขั้นตอนง่ายๆ เรามาคุยกันทีละคน

รวบรวมรายการงานและทรัพยากรที่จำเป็น

ขั้นตอนแรกของกระบวนการประเมินต้นทุนคือการหาทรัพยากรและงานที่คุณต้องการ ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นชิ้นเล็กๆ ได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวิจัย การออกแบบ การพัฒนาส่วนหน้าหรือส่วนหลัง การเขียนคำโฆษณา การทดสอบหรือการแก้ไขจุดบกพร่อง การเปิดตัว และอื่นๆ

รายการงานแตกต่างกันไปตามโครงการ แต่ขั้นตอนยังคงเหมือนเดิม เมื่อคุณแบ่งงานระหว่างสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันตามอัตรารายชั่วโมง คุณจะคำนวณต้นทุนแรงงานและเวลาที่ต้องใช้ในการส่งโครงการได้ง่ายขึ้น

ระบุและจัดสรรทรัพยากร

คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีบุคลากรที่มีทักษะเพียงพอสำหรับโครงการในการจัดสรรทรัพยากร คุณต้องระบุรายชื่อสมาชิกที่มีอยู่และมอบหมายงานตามความเชี่ยวชาญของพวกเขา ส่งผลให้มีการวางแผนทรัพยากรอย่างเพียงพอ ซึ่งนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ

ประมาณการความยาวของงาน

ที่นี่ คุณต้องประมาณความยาวของงานเพื่อสร้างกำหนดการโครงการของคุณด้วยบัฟเฟอร์บางส่วน เนื่องจากคุณไม่สามารถทำนายอนาคตของใครคนหนึ่งได้ จึงมีแนวโน้มที่ทีมของคุณจะต้องเผื่อเวลาไว้เป็นพิเศษเพื่อให้โปรเจกต์นั้นเสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสมโดยปราศจากความเครียดใดๆ

เมื่อใช้วิธีการติดตามเวลา คุณสามารถวางแผนระยะเวลาของโครงการได้อย่างแม่นยำ คุณไม่สามารถคาดหวังอัตราการใช้งาน 100% จากทีมของคุณได้ แน่นอนว่าสิ่งนี้จะนำไปสู่ความเหนื่อยล้า ดังนั้น อัตราการใช้งานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทุกทีมคือ 80% ทำให้ทีมของคุณมีเวลาว่าง

คำนวณต้นทุนโครงการ

หลายครั้ง มีบันทึกที่คล้ายกันซึ่งคุณจะพบในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้บันทึกก่อนหน้าเพื่อวิเคราะห์ว่าแต่ละงานใช้เวลานานเท่าใดและมีค่าใช้จ่ายเท่าใด

หากคุณไม่มี คุณต้องคำนวณตั้งแต่เริ่มต้น ขั้นแรก คุณต้องสร้างการประมาณการคร่าวๆ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถประชุมและตัดสินใจเรื่องเวลาและค่าใช้จ่ายที่แน่นอนได้

ใช้เครื่องมือประมาณการต้นทุน

สิ่งสำคัญคือต้องติดตามทุกสิ่ง เพื่อหลีกเลี่ยงการตกราง คุณต้องให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตตามนั้น ด้วยเครื่องมือการจัดการ คุณสามารถจัดการงานของทีมได้ทุกวันโดยไม่ยุ่งยาก ทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

ด้วยวิธีนี้คุณสามารถติดตามงบประมาณได้เช่นกัน เครื่องมือจะคาดการณ์สถานะโครงการตามชั่วโมงบันทึกของสมาชิกแต่ละคน ดังนั้น คุณสามารถติดตามได้ว่าโครงการยังไม่เสร็จสมบูรณ์และเวลาที่เหลืออีกเท่าใด

ประมาณการเทียบกับอ้าง: ความแตกต่าง

ค่าประมาณและใบเสนอราคามีจุดประสงค์คล้ายกัน แต่ไม่สามารถใช้แทนกันได้ ทั้งสองอย่างแตกต่างกันเมื่อพูดถึงสิ่งที่คุณนำเสนอในรายการ การใช้คำที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมจะทำให้ลูกค้าของคุณมีข้อมูลที่ถูกต้องที่จำเป็นในการตัดสินใจ

ประมาณการ

ค่าประมาณคือการคาดเดาอย่างมีการศึกษาหรืออย่างคร่าวๆ ว่างานนั้นๆ จะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่มีอยู่ในขณะนั้น ค่าประมาณสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อคุณได้รับข้อมูลที่อัปเดตแล้ว

สมมติว่าคุณทำสัญญาการปรับปรุงบ้านและลูกค้าจำเป็นต้องทราบค่าใช้จ่าย ขั้นแรก คุณจะต้องตรวจสอบขนาดของบ้านและห้องต่างๆ ต้องทำงานมากน้อยเพียงใด และต้องบวกลบอะไร ในกรณีนี้ คุณสามารถประมาณการตามความต้องการของพวกเขา เช่น $30,000

เมื่อคุณเริ่มงาน ทันใดนั้น คุณเห็นราคาของสีเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเนื่องจากคุณภาพของสีที่ลูกค้าต้องการ เมื่อถึงเวลานั้น ค่าประมาณของคุณจะได้รับการอัปเดตเล็กน้อยตามนั้น

อ้าง

ในทางกลับกัน ใบเสนอราคาคือคำแถลงที่ตายตัวของงานภายในกรอบเวลาที่กำหนด มีผลผูกพันตามกฎหมายและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เว้นแต่ลูกค้าของคุณจะของานบางอย่างที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของงาน หากขอบเขตเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องอัปเดตลำดับการเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกันและบรรลุข้อตกลงขั้นสุดท้าย

ลองมาตัวอย่างเดียวกัน หากลูกค้าขอใบเสนอราคาแทนการประมาณการเมื่อเริ่มงาน คุณต้องศึกษาราคาค่าแรง วัสดุ เวลา ฯลฯ อย่างรอบคอบ เพื่อให้ใบเสนอราคาสุดท้ายแก่ลูกค้าของคุณ ซึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ในภายหลัง เว้นแต่ลูกค้าต้องการงานพิเศษที่ไม่ได้ระบุไว้ในรายการใบเสนอราคา

อย่างไรก็ตาม การประมาณราคาเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับราคาของวัสดุและความคาดหวังของลูกค้า แต่เมื่อคุณให้บริการตามปกติ รู้ราคาของบริการและวัสดุของคุณเป็นอย่างดี และต้องการป้องกันตัวเองจากงานพิเศษ ใบเสนอราคาอาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

นอกจากนี้ การประมาณการยังสามารถต่อรองได้ ในขณะที่การเสนอราคาเป็นสิ่งที่แน่นอนและมีผลผูกพันตามกฎหมาย

เทคนิคการประมาณการต้นทุนที่ใช้กันทั่วไป

ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของโครงการ ความคาดหวังของผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วิธีการเรียกเก็บเงิน และปัจจัยอื่นๆ เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ สามารถนำไปใช้ในการประเมินต้นทุนโครงการได้ มีดังนี้

• การประมาณค่าแบบอะนาล็อก: เทคนิคนี้แสดงแบบอย่างที่ช่วยคุณกำหนดต้นทุนในอนาคตในระยะเริ่มต้นของโครงการโดยใช้ข้อมูลในอดีต
• การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน: เทคนิคจากล่างขึ้นบนเป็นวิธีการที่ละเอียดมากขึ้นซึ่งประเมินงานเดี่ยวๆ แล้วสรุปรวมเพื่อให้ได้ต้นทุนโดยรวมของโครงการ วิธีนี้ใช้ในโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีตัวแปรมากกว่า เช่น โครงการก่อสร้าง การพัฒนาซอฟต์แวร์ เป็นต้น
• การประมาณค่าจากบนลงล่าง: การประมาณค่าจากบนลงล่างเป็นเทคนิคง่ายๆ ในการกำหนดขอบเขตของงานหลังจากทราบต้นทุนโครงการทั้งหมดแล้ว วิธีนี้มักใช้เพื่อประเมินองค์ประกอบต่างๆ ในราคาคงที่ที่ลูกค้าระบุในตอนแรก

• การประมาณแบบพาราเมตริก: การประมาณแบบพาราเมตริกเป็นวิธีการสร้างแบบจำลองทางสถิติที่ใช้ข้อมูลประวัติของตัวขับเคลื่อนต้นทุนหลักบางตัวในการคำนวณต้นทุนงานใหม่
• การประมาณค่าสามจุด: เทคนิคนี้มาพร้อมกับสามสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ได้แก่ เป็นไปได้มากที่สุด ในแง่ดี และแง่ร้าย สิ่งเหล่านี้จะถูกใส่เข้าไปในสมการเพื่อให้ได้ค่าประมาณสุดท้าย
• การวิเคราะห์ปริมาณสำรอง: เทคนิคนี้จะบอกว่าต้องจัดสรรเงินสำรองฉุกเฉินจำนวนเท่าใด วิธีนี้พยายามหลีกเลี่ยงความไม่แน่นอน
• ต้นทุนคุณภาพ: วิธีการนี้ใช้เงินที่ใช้ในหรือระหว่างโครงการเพื่อข้ามความล้มเหลว นอกจากนี้ยังใช้เงินที่ใช้หลังจากโครงการประสบความสำเร็จเพื่อแก้ไขความล้มเหลว

พารามิเตอร์การประมาณการต้นทุน

คุณต้องสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณด้วยการประมาณการของคุณ เพื่อให้ลูกค้าของคุณคาดการณ์คุณภาพของโครงการ แต่หลายโครงการประสบกับความล้มเหลวเนื่องจากการประมาณการต้นทุนที่ไม่ดี

เรามาพูดถึงพารามิเตอร์ที่คุณต้องพิจารณาในขณะที่ประมาณการต้นทุนโครงการของคุณ

เวลา

เวลาเป็นปัจจัยสำคัญในการประเมินต้นทุนโครงการ เวลาเป็นสัดส่วนโดยตรงกับความพยายาม ผลรวมของเวลาทั้งหมดที่ใช้ในโครงการคือความพยายามโดยรวมของทีมเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น เวลาที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ รวมถึงเวลาบัฟเฟอร์เป็นขั้นตอนที่จำเป็นในการนำเสนอการประมาณต้นทุนที่เหมาะสม

ความพยายาม

ความพยายามยังเป็นตัวแปรสำคัญในการประมาณต้นทุนโครงการ อย่างไรก็ตาม ความพยายามที่จำเป็นในการทำโปรเจกต์ให้เสร็จจะช่วยให้คุณทราบค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน ที่นี่ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องพิจารณาทรัพยากรที่ทีมจะได้รับเพื่อเสร็จสิ้นโครงการ และสามารถคำนวณความพยายามตามทรัพยากรได้ ทรัพยากรน้อยลงทำให้เกิดความพยายามมากขึ้น และทรัพยากรมากขึ้นนำไปสู่ความพยายามน้อยลง

ทรัพยากร

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้าในบทความนี้ ทรัพยากรจะถูกพิจารณาในขณะที่ประเมินต้นทุนด้วย การจัดการทรัพยากรเป็นกระบวนการของการมีปัจจัยที่เหมาะสมในเวลาที่จำเป็นสำหรับงานเฉพาะในโครงการ ด้วยทรัพยากรที่จำกัด การคำนวณต้นทุนโดยรวมของโครงการจึงเป็นเรื่องยาก

ความแม่นยำ

การประมาณการต้นทุนของโครงการจะยอมรับได้ก็ต่อเมื่อถูกต้องเท่านั้น ด้วยการใช้เทคนิคการประเมินต้นทุนที่เหมาะสมที่สุด การเตรียมพร้อมสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด และการแก้ไขประมาณการโครงการตลอดทั้งโครงการ คุณจะได้รับความแม่นยำ

เอกสาร

ในขณะที่คุณระดมความคิดกับทีมของคุณ คุณจำเป็นต้องจัดทำเอกสารทุกอย่างเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม คุณจะต้องบันทึกสมมติฐานทั้งหมดเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดในขณะที่ให้ทีมเข้าใจเหตุผลของการประมาณ

ความน่าเชื่อถือ

โดยทั่วไป การประมาณการต้นทุนโครงการจะขึ้นอยู่กับประสบการณ์หรือข้อเท็จจริงที่ผ่านมา ขณะคำนวณค่าใช้จ่าย คุณสามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือของการประมาณการได้โดยเพิ่มข้อมูลในอดีตและความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

การยืนยัน

ตรวจสอบทุกครั้งก่อนดำเนินการตัดสินใจขั้นสุดท้าย คุณสามารถตรวจสอบการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ที่ใช้สำหรับการประเมินต้นทุนโครงการและตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่ คุณสามารถพึ่งพาเอกสารประกอบเพื่อรับรองความถูกต้องของการคำนวณ

การระบุความเสี่ยง

คุณสามารถวางแผนความเสี่ยงในขณะที่ทำการประมาณการ นี่เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา ความเสี่ยงบางอย่างเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ในขณะที่บางอย่างเกิดขึ้นโดยบังเอิญ คุณต้องจัดการการประมาณการอย่างมีประสิทธิภาพโดยเพิ่มเวลาบัฟเฟอร์ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะเสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนดและมีเงินเพียงพอในเวลาที่ต้องการเร่งด่วน

บางขั้นตอนในการประมาณการต้นทุน

สำหรับการประมาณการต้นทุนที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ

• กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ
• พัฒนาแผนคร่าวๆ โดยจัดประชุมกับสมาชิกในทีมของคุณ
• กำหนดลักษณะของระบบ ประสิทธิภาพ และวัตถุประสงค์
• กำหนดเทคนิคการประมาณการต้นทุนที่เหมาะสม
• ระบุสมมติฐาน กฎ และรับข้อมูล
• พัฒนาการประเมินจุด
• ทำการวิเคราะห์ความอ่อนไหว
• ทำการวิเคราะห์ความไม่แน่นอนและความเสี่ยง
• บันทึกการประมาณการ
• อัปเดตการประมาณให้ทันเวลาตามความพยายามและทรัพยากร

บทสรุป

การประมาณต้นทุนใช้เพื่อคาดการณ์ต้นทุนโครงการโดยรวมพร้อมกับราคาและปริมาณของทรัพยากรที่จำเป็นภายในขอบเขตของโครงการ เพื่อการตัดสินใจลงทุนที่มีประสิทธิภาพ ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้ประมาณการทรัพยากร แรงงาน และเวลาได้ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม การประมาณราคานั้นพูดง่ายกว่าทำ ดังนั้น การกำหนดเทคนิคที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณสร้างแผนการประเมินต้นทุนที่ประสบความสำเร็จสำหรับลูกค้าของคุณ

คุณยังสามารถสำรวจซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ดีที่สุด