หากคุณพบว่าสัญลักษณ์ผังงานค่อนข้างน่างง คำแนะนำขั้นสูงสุดเกี่ยวกับสัญลักษณ์ผังงานนี้จะช่วยให้คุณกลายเป็นผู้สร้างผังงานหลักได้ในเวลาไม่นาน!
ธุรกิจหรือทีมวิชาการของคุณส่วนใหญ่ใช้ผังงานเพื่อแสดงภาพกระบวนการที่ซับซ้อนในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
ผังงานอยู่ในระบบธุรกิจและวิชาการมาตั้งแต่ปี 1921 เมื่อ Lillian Gilbreth และ Frank Gilbreth แนะนำเครื่องมือสร้างภาพกระบวนการนี้ให้กับ American Society of Mechanical Engineers (ASME)
อย่างไรก็ตาม ผู้สร้างผังงานทั้งหมดเผชิญกับความท้าทายทั่วไปเมื่อนำสัญลักษณ์ต่างๆ ของผังงานไปใช้ ผังงานของคุณจะไม่เป็นมืออาชีพหากคุณไม่ใช้สัญลักษณ์มาตรฐาน
บทความนี้จะอธิบายสัญลักษณ์ผังงานส่วนใหญ่ที่คุณจะใช้ในไดอะแกรมและโปรเจ็กต์การแสดงภาพกระบวนการต่างๆ นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานของมัน เช่น คำจำกัดความและขั้นตอนการทำงาน อย่ารอช้า อ่านต่อเลย!
ผังงานคืออะไร?
ผังงานคือไดอะแกรมภาพที่แสดงระบบ เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ อัลกอริทึมของคอมพิวเตอร์ หรือกระบวนการ คุณอาจใช้ผังงานเพื่อทำงานต่างๆ ให้สำเร็จ เช่น การจัดทำเอกสารต่างๆ การวางแผนระบบทางเทคนิคหรือที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค การวางแผนการศึกษา การปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ หรือการสื่อสารแนวคิด
เป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมสูงสุดในการอธิบายวิธีการหรือเส้นทางที่ยากลำบากในแผนภูมิที่เข้าใจง่าย ซึ่งทุกคนจากโดเมนและนอกโดเมนสามารถเข้าใจได้
ผังงานโดยพื้นฐานแล้วจะใช้วงรี สี่เหลี่ยมข้าวหลามตัด สี่เหลี่ยมผืนผ้า และรูปทรงอื่นๆ เพื่อระบุขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์ นอกจากสัญลักษณ์เหล่านี้แล้ว คุณยังต้องใช้โฟลว์ไลน์หรือลูกศรเป็นตัวเชื่อมระหว่างสัญลักษณ์เพื่อกำหนดลำดับหรือโฟลว์
เช่นเดียวกับผังงานที่ใช้สัญลักษณ์และแบบแผนการวาดลำดับหลายอย่าง ผังงานเหล่านี้อาจมีการออกแบบที่แตกต่างกัน เช่น ผังงานที่ซับซ้อนที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์ซึ่งมีลำดับมากมาย หรือผังงานลำดับเดียวที่วาดด้วยมืออย่างง่าย
ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเกี่ยวกับผังงานคือ ผังงานเป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไประหว่างโดเมนที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคและด้านเทคนิค ตัวอย่างเช่น ศิลปินทัศนศิลป์และนักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถใช้ผังงานเพื่อวางแผนโครงการของตนได้
สัญลักษณ์ผังงานทั่วไป
เริ่มต้น/สิ้นสุด
สำหรับการเริ่มต้นและสิ้นสุดผังงาน คุณจะต้องใช้สัญลักษณ์เทอร์มิเนเตอร์ มีลักษณะเป็นเม็ดหรือปุ่มรูปวงรี บ่อยครั้งที่คุณจะพบว่า Start และ End เขียนอยู่ภายในรูปร่างของเทอร์มิเนเตอร์
รูปร่างนี้ยังแสดงผลลัพธ์ของลำดับผังงาน หากคุณกำลังวาดแผนผังลำดับงานที่ซับซ้อน อาจมีสัญลักษณ์เริ่มต้นและสิ้นสุดหลายสัญลักษณ์
อินพุต/เอาต์พุต
สัญลักษณ์อินพุตและเอาต์พุตของข้อมูลนั้นเป็นสี่เหลี่ยมด้านขนาน คุณต้องใช้สัญลักษณ์นี้เพื่อแสดงข้อมูลที่เข้าและออกจากระบบ
ตัวอย่างเช่น ลูกค้าที่ซื้อสินค้าของคุณคือข้อมูลอินพุต และการจัดส่งสินค้านั้นจากคลังสินค้าคือข้อมูลเอาต์พุต บางครั้ง คุณสามารถใช้ Yes/No และ True/False เพื่อเขียนอัลกอริทึมของคอมพิวเตอร์
การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
หากกระบวนการหรืออัลกอริทึมของคุณต้องการให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลสำหรับขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ คุณจะต้องใช้สัญลักษณ์ผังงานอินพุตด้วยตนเอง
คุณสามารถใช้สี่เหลี่ยมคางหมูสำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้สัญลักษณ์นี้เมื่อลูกค้าต้องป้อนข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบ ข้อมูลการชำระเงิน ฯลฯ
ลูกศร
ลูกศรหรือโฟลว์ไลน์เชื่อมขั้นตอนทั้งหมด เช่น การเริ่มต้น การดำเนินการ อินพุต เอาต์พุต การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การตัดสินใจ การวนซ้ำ เอกสาร ฯลฯ ในผังงานของคุณ
เมื่อคุณใช้เส้นทึบ หมายถึงข้อมูลที่ไหลจากสัญลักษณ์หนึ่งไปยังอีกสัญลักษณ์หนึ่ง หากคุณใช้เส้นประ เป็นทางเลือกแทนทางเดินอื่น สุดท้าย คุณสามารถใช้เส้นคู่ขนานเพื่อระบุว่าข้อมูลไหลพร้อมกันจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่ง
การกระทำ/กระบวนการ
สี่เหลี่ยมผืนผ้าแสดงถึงการกระทำหรือกระบวนการทั้งหมดภายในผังงาน คุณอาจใช้สีเติมที่แตกต่างกันเพื่อจัดระเบียบกระบวนการต่างๆ ลงในกลุ่มย่อย
สัญลักษณ์กระบวนการหมายถึงงานบางอย่างจะเสร็จสิ้นในขั้นตอนนี้เสมอ จากนั้นโฟลว์ไลน์จะเข้าสู่สัญลักษณ์ถัดไป ซึ่งหมายถึงความคืบหน้าของผังงาน
การตัดสินใจ
สัญลักษณ์การตัดสินใจคือปุ่มรูปเพชรบนผังงาน โฟลว์ไลน์จากขั้นตอนก่อนหน้าเข้าสู่หนึ่งทิป และอีก 3 โฟลว์ไลน์ไหลจากทิปอื่นไปยังกระบวนการต่างๆ หมายความว่าโฟลว์ไลน์ของกระบวนการต่างๆ จะทำงานเมื่อคุณเปลี่ยนการตัดสินใจ
การตัดสินใจอาจเป็น ใช่/ไม่ใช่ และ จริง/เท็จ หากเป็นอัลกอริทึม ส่วนใหญ่จะมีคำถามที่ต้องตอบเพื่อตัดสินใจ
เอกสาร
สัญลักษณ์เอกสารเป็นเหมือนสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่มีเส้นโค้งหยักอยู่ด้านหนึ่ง เป็นอีกหนึ่งสัญลักษณ์ I/O ของผังงาน ในแผนผังกระบวนการ ที่คุณจำเป็นต้องกล่าวถึงการป้อนข้อมูลของเอกสารหรือรายงานที่จะให้ข้อมูลเฉพาะเจาะจง ให้ใช้รูปร่างนี้
เอกสารหลายฉบับ
ซึ่งคล้ายกับสัญลักษณ์ผังงานด้านบนที่ชื่อว่า Document อย่างไรก็ตาม ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือสัญลักษณ์จะแสดงภาพเอกสารหลายชุดซ้อนกันเหมือนโฟลเดอร์ที่แสดงในตู้เก็บเอกสาร
คุณสามารถใช้สัญลักษณ์นี้ในสถานที่ที่คุณต้องการป้อนเอกสารหลายรายการ หรือหากกระบวนการใดสร้างเอกสารจำนวนมาก คุณสามารถใช้สัญลักษณ์นี้ได้
ตัวเชื่อมต่อ
ถ้าผังงานของคุณซับซ้อนและต้องการการเชื่อมต่อหลายลำดับเพื่อความต่อเนื่อง คุณต้องใช้สัญลักษณ์ตัวเชื่อมต่อ มันเป็นวงกลมธรรมดา นอกจากนี้ยังเป็นที่นิยมในฐานะตัวเชื่อมต่อในหน้าเนื่องจากเชื่อมต่อสัญลักษณ์และลำดับจากหน้าเดียว
ในการเชื่อมต่อสัญลักษณ์หรือลำดับจากหน้าต่างๆ คุณสามารถใช้ห้าเหลี่ยมมุมฉากหน้าจั่ว เรียกอีกอย่างว่าสัญลักษณ์ลิงค์
การตระเตรียม
สัญลักษณ์การเตรียมการหรือการเตรียมใช้งานจะแยกความแตกต่างของขั้นตอนที่ทำงานและขั้นตอนที่เตรียมสำหรับงานที่กำลังจะมาถึง
เมื่อแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าก่อนดำเนินการเวิร์กโฟลว์ คุณต้องใช้สัญลักษณ์รูปหกเหลี่ยมนี้ ตัวอย่างเช่น โครงการ DevOps จำเป็นต้องปรับใช้แพคเกจซอฟต์แวร์ใหม่ก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนการทดสอบ
ผสาน
คุณสามารถใช้การผสานเพื่อระบุขั้นตอนที่มีการผสานรายการและกระบวนการตั้งแต่สองรายการขึ้นไป สัญลักษณ์การผสานนี้ดูเหมือนสามเหลี่ยมกลับหัวหรือกรวยที่สาขาเวิร์กโฟลว์หลายสาขาถูกรวมเข้าด้วยกันและกลายเป็นหนึ่งเดียว
เรียงลำดับ
เมื่อมีความจำเป็นต้องระบุความต้องการในการจัดเรียงข้อมูลใด ๆ ตามลำดับที่เฉพาะเจาะจงตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้คนจะใช้สัญลักษณ์การจัดเรียงที่มีรูปร่างคล้ายเพชร
ตัวอย่างเช่น ใช้เพื่อจัดเรียงสีของผลิตภัณฑ์ตามความต้องการของลูกค้าก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนการผลิต
รูทีนย่อย
สัญลักษณ์สำหรับกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือรูทีนย่อยมีลักษณะเป็นสี่เหลี่ยมผืนผ้า คุณสามารถใช้มันเพื่อระบุขั้นตอนที่ได้รับการบันทึกไว้อย่างสมบูรณ์ในผังงานอื่น
แม้ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะรู้จักกระบวนการย่อย แต่อย่าใช้สัญลักษณ์นี้เว้นแต่ว่ากระบวนการนั้นถูกกำหนดไว้ที่อื่น
ลูป
มีสัญลักษณ์การวนซ้ำสองประเภทที่คุณสามารถใช้ในผังงานของคุณ: การวนซ้ำแบบแมนนวล (รูปทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้า) และขีดจำกัดการวนซ้ำ (รูปทรงคล้ายบ้าน) ตัวแรกระบุลำดับคำสั่งที่จะทำซ้ำจนกว่าจะหยุดเอง ในขณะที่ตัวที่สองระบุตำแหน่งที่ลูปควรหยุด
ล่าช้า
คุณสามารถแทรกสัญลักษณ์การหน่วงเวลาตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป หากคุณคาดว่าจะมีการหน่วงเวลาในเวิร์กโฟลว์กระบวนการของคุณ สัญลักษณ์ Delay เป็นสัญลักษณ์ครึ่งวงรี การหน่วงเวลาระหว่างการกระทำหรือสัญลักษณ์สองอย่างหมายความว่างานบางอย่างต้องทำให้เสร็จในระหว่างช่วงการหน่วงเวลา ก่อนที่ผังงานจะสามารถดำเนินการต่อไปได้
ที่เก็บของ
สำหรับผังงาน มีสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยเก็บข้อมูลสองสัญลักษณ์ สัญลักษณ์ที่เก็บข้อมูลหรือที่เก็บข้อมูลมีลักษณะเหมือนทรงกระบอกที่ผ่าครึ่งและระบุขั้นตอนเมื่อคุณจัดเก็บข้อมูล
อย่างไรก็ตาม สัญลักษณ์ที่เก็บข้อมูลภายในมีลักษณะเป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัสและส่วนใหญ่จะใช้ในผังงานการพัฒนาซอฟต์แวร์ หมายถึงข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่วยความจำระหว่างการเขียนโปรแกรม
ฐานข้อมูล
มีรูปร่างคล้ายจานแม่เหล็กซึ่งเป็นที่รู้จักทั่วโลกว่าเป็นสัญลักษณ์ฐานข้อมูล ใช้เพื่อระบุข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่สนับสนุนการค้นหา การเรียงลำดับ และการกรองโดยผู้ใช้
ตอนนี้คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับสัญลักษณ์แนวโน้มของผังงานแล้ว ด้านล่างนี้คือวิธีการทำงานของแนวคิดแผนภูมิภาพนี้
ผังงานทำงานอย่างไร
ผังงานทำงานโดยการแสดงภาพกระบวนการใดๆ บนผืนผ้าใบ 2 มิติ ไม่ว่าจะเป็นบนกระดาษหรือดิจิทัล แผนภูมิมักจะเริ่มต้นด้วยสัญลักษณ์เริ่มต้น
จากนั้น คุณจะเพิ่มสัญลักษณ์ต่างๆ ตามกระบวนการของคุณ เชื่อมต่อสัญลักษณ์ด้วยเส้นลำดับ และในที่สุดก็มาถึงการตัดสินใจหรือสัญลักษณ์หยุดกระบวนการ
หากผังงานกำหนดกระบวนการหนึ่ง ผังงานนั้นเป็นผังงานอย่างง่าย อย่างไรก็ตาม ผังงานในโลกแห่งความเป็นจริงส่วนใหญ่ที่ธุรกิจใช้นั้นซับซ้อน เนื่องจากมีลำดับที่เชื่อมต่อกันมากมายก่อนการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
นี่เป็นเพียงคำอธิบายที่เกินจริงของหลักการทำงานของผังงาน มีแนวคิดและตรรกะในการเล่นมากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเปลี่ยนประเภทของผังงาน รูปแบบการวาดภาพก็จะเปลี่ยนไปตามวิธีการอ่านผังงานด้วย
เพื่อให้เข้าใจอย่างโปร่งใสยิ่งขึ้น ขั้นแรกให้ดูที่ประเภทผังงานยอดนิยมด้านล่าง:
- การสร้างเอกสาร การอนุมัติ การประมวลผล และการเก็บถาวรของผังงาน
- การไหลของข้อมูลหรือผังการประมวลผล
- ผังงานระบบ
- ผังงานโปรแกรม
- ผังงานการตัดสินใจหรือเหตุผล
- ผังลอจิกสำหรับการจัดการความเสี่ยง
- ผังการพัฒนาผลิตภัณฑ์
- ผังงานผลลัพธ์ของกระบวนการ
จากรายการข้างต้น ให้เราพิจารณาผังงานเอกสาร ทำงานโดยการแสดงภาพการควบคุมต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์การประมวลผลเอกสารโดยใช้สัญลักษณ์ผังงานต่างๆ เช่น เริ่ม, อินพุต, เอาต์พุต, ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง, การดำเนินการ, การเตรียมการ, การผสาน, เรียง, ลูป, การหน่วงเวลา, การจัดเก็บ และสิ้นสุด
คุณต้องวาดแผนภาพสุดท้ายจากซ้ายไปขวา และผู้ชมควรอ่านในทิศทางนี้ด้วย
นอกจากนี้ ผังงานยังทำสิ่งต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างโดยปฏิบัติตามแบบแผนมาตรฐานของผังงาน:
#1. การระบุงาน
คุณต้องระบุงานทั้งหมดและจดไว้ในแผ่นจดบันทึกหนึ่งแผ่นก่อนที่จะเริ่มสร้างผังงาน ดังนั้น นอกเหนือจากการวาดกระบวนการที่มองเห็นได้ของแนวคิดทางเทคนิคหรือไม่เชิงเทคนิค คุณยังได้รับไทม์ไลน์โครงการคร่าวๆ
#2. จัดองค์ประกอบของกระบวนการ
นอกจากนี้ ผังงานยังจัดระเบียบวัสดุและทรัพยากรทั้งหมดที่ทีมของคุณจะใช้เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น
#3. การรวบรวมข้อมูล
นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการโดยตรงเพื่อวาดกระบวนการบนเครื่องมือผังงาน
#4. การตรวจสอบการไหลของกระบวนการ
ซึ่งช่วยให้คุณ ทีมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจร่วมกันทบทวนขั้นตอน การควบคุม โฟลว์ ลำดับ ฯลฯ ทั้งหมดก่อนที่จะวาดแบบร่างแรก
#5. การแปลงานเป็นรูปร่าง
ผังงานคือการแปลขั้นตอนกระบวนการในคิวภาพเป็นหลัก ใช้รูปร่างที่เกี่ยวข้องเพื่ออธิบายขั้นตอนบางอย่าง เช่น ลูกค้าที่ซื้อผลิตภัณฑ์ การสร้างคำสั่งซื้อ การป้อนคำสั่งซื้อ การตรวจสอบคำสั่งซื้อ การตรวจสอบสินค้าคงคลัง เป็นต้น
#6. ด้นสด
หลังจากร่างฉบับแรก ทีมของคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมอีกครั้งเพื่อปรับแต่งผังงานทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ คุณจะค้นพบคอขวดที่ไม่รู้จักของโครงการด้วย
#7. การสื่อสาร
สุดท้ายคือการสื่อสารแผนของคุณอย่างกระชับและเห็นภาพแก่ผู้ชม
ผังงานด้วยตนเองเป็นงานที่ท้าทาย มันจะทำให้โครงการของคุณล่าช้า เป็นการฉลาดที่จะใช้เครื่องมือออนไลน์สำหรับการสร้างผังงาน เครื่องมือเหล่านี้ส่วนใหญ่มาพร้อมกับสัญลักษณ์ผังงานที่คุณอาจต้องการ
Web Apps สำหรับการสร้างผังงาน
มิโร
Miro เป็นเครื่องมือสร้างผังงานที่ให้การผสมผสานระหว่างความเร็วและความเรียบง่าย ไม่ว่าคุณจะต้องการสร้างผังงานสำหรับกิจวัตรประจำวันของเวิร์กโฟลว์โครงการ แพลตฟอร์มนี้มีเทมเพลตสำหรับทุกกรณีการใช้งาน
การใช้ชุดไอคอน การขึ้นต่อกันของรหัสสี และคุณลักษณะการฝังลิงก์ คุณสามารถสร้างแผนภูมิของคุณได้อย่างมืออาชีพ
อย่างสร้างสรรค์
เมื่อพูดถึงการแสดงภาพกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ Creately เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้ มีคุณสมบัติเช่นการวาดอัตโนมัติและอินเทอร์เฟซแบบลากและวางสำหรับการสร้างผังงานอย่างรวดเร็ว
คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตที่กำหนดเองกว่า 1,000 รายการเพื่อเริ่มโครงการของคุณ นอกจากนี้ คุณจะได้รับการประชุมทางวิดีโอและการติดตามเมาส์แบบสดสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ลูซิดชาร์ท
Lucidchart ช่วยให้คุณสร้างผังงานที่มีคุณสมบัติหลายอย่าง รวมถึงรูปร่างที่กำหนดเอง การนำเข้าข้อมูล และอื่นๆ นอกจากอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายแล้ว ยังมีไลบรารีรูปร่างผังงานไดนามิกที่ประกอบด้วยรูปร่าง สัญลักษณ์ และคอนเทนเนอร์สไวเลนที่จำเป็นทั้งหมด
นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถใช้งานคุณลักษณะผังงานขั้นสูง เช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ปุ่มการดำเนินการ การเชื่อมโยงข้อมูล และลิงก์ภายนอก
คำสุดท้าย
การใช้สัญลักษณ์ที่เหมาะสมในผังงานแสดงว่าคุณรู้จักแนวคิดจากภายในสู่ภายนอก หากคุณไม่ใส่สัญลักษณ์ที่ถูกต้อง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ ลูกค้า หรือผู้ชมอาจไม่ชอบผังกระบวนการ
ตอนนี้คุณทราบรายการสัญลักษณ์ผังงานทั้งหมดที่คุณจะต้องใช้ในอนาคตเมื่อใดก็ตามที่คุณทำผังงาน บทความนี้ยังได้อธิบายวิธีการทำงานของผังงาน เพื่อให้คุณสามารถวาดผังงานที่ดูเป็นมืออาชีพซึ่งผู้ชมจะชอบอ่าน
คุณอาจสนใจการเริ่มหยุดดำเนินการต่อย้อนหลังเพื่อปรับปรุงกระบวนการ
