ธุรกิจและหน่วยงานทางการค้าถือว่าคำสั่งงานเป็นแหล่งที่มาของความจริงสำหรับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณการเงินและงานที่ต้องทำ
เอกสารประกอบเป็นฟังก์ชันที่แยกออกไม่ได้ของธุรกิจใดๆ ไม่ว่าจะออนไลน์หรือออฟไลน์ ในช่วงวงจรชีวิตของธุรกิจ คุณจะได้พบกับเอกสารทางการค้ามากมาย เช่น ใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ตั๋วเงินคลัง ฯลฯ
เอกสารที่ได้รับการยกย่องอย่างสูงหนึ่งฉบับคือตั๋วบริการ และเมื่อออก เครื่องจักรธุรกิจของคุณจะเริ่มส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการและรับรายได้เมื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อให้เสร็จสิ้น
คำสั่งงานธุรกิจภายในหรือภายนอกอาจสร้างความสับสนอย่างมากหากคุณไม่มีประสบการณ์ในการสร้างและจัดการเอกสารดังกล่าว แต่ไม่ต้องกังวลไป เพราะบทความนี้จะช่วยให้คุณมีความรู้เพียงพอเกี่ยวกับองค์ประกอบทางธุรกิจนี้ โดยไม่ต้องกังวลใจเพิ่มเติมให้อ่าน
ใบสั่งงานคืออะไร?
เมื่อคุณได้รับคำสั่งงานจากลูกค้า ถือเป็นคำขออย่างเป็นทางการสำหรับการบำรุงรักษา การส่งมอบผลิตภัณฑ์ การจัดหาบริการ ฯลฯ ตั๋วงานเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในธุรกิจที่เป็นทางการ ไม่ว่างานจะซับซ้อนมาก เช่น การสร้างโรงไฟฟ้า หรือความสวยงาม เรียบง่ายเหมือนส่งมอบอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
เอกสารทางการดังกล่าวแตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม ข้อมูลมาตรฐานที่ประกอบด้วยคือ การส่งมอบหลัก วันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด ผู้รายงาน ผู้ดำเนินการ และผู้สั่งซื้อ
นอกจากนี้ เอกสารทางธุรกิจเริ่มต้นด้วยใบสั่งงาน เมื่องานดำเนินไปและเอกสารถูกส่งผ่านจากมือหนึ่งไปยังอีกมือหนึ่ง มันทำงานเป็นสื่อกลางในการสื่อสารที่เป็นทางการระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
และสุดท้าย เมื่องานเสร็จสิ้น นักบัญชีจะใช้เอกสารนี้ในการชำระบัญชีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ นอกจากนี้ ผู้ตรวจสอบภายนอกหรือภายในต้องสั่งงานก่อนเมื่อทำการตรวจสอบธุรกิจใดๆ
วลีอื่นๆ ที่นักธุรกิจสามารถใช้แทนคำสั่งงานได้คือ:
- ตั๋วบริการ
- สั่งงาน
- ตั๋วงาน
- ตั๋วงาน
วัตถุประสงค์ของการสั่งงาน
วัตถุประสงค์เพียงอย่างเดียวของเอกสารดังกล่าวคือเพื่อเก็บบันทึกการอนุมัติงานทั้งหมด รายละเอียดผู้ให้บริการ ค่าใช้จ่าย และเวลาทำงานให้เสร็จสิ้น ลูกค้าภายนอกเช่นผู้บริโภคและลูกค้าภายในเช่นพนักงานสามารถสร้างตั๋วบริการได้
จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปยังทีมที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับว่าเป็นคำสั่งงานภายนอกหรือภายใน บริษัทต่างๆ มักใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อสร้างบัตรกำนัลที่เดินทางผ่านโต๊ะดิจิทัลหรือโต๊ะจริงจำนวนมาก
ดูรายการวัตถุประสงค์ของการสั่งซื้อโดยย่อได้ที่นี่:
- อธิบายปัญหา การซ่อมแซม การติดตั้ง/การส่งมอบสินค้า
- การจัดหาทรัพยากรและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับงานหรืองานบำรุงรักษา
- เสนอช่างพร้อมคำแนะนำอย่างละเอียดเกี่ยวกับงาน/งาน/การบำรุงรักษา
- บันทึกวัสดุ แรงงาน และทรัพยากรที่ใช้สำหรับการทำงานให้เสร็จอย่างเป็นทางการ
- ติดตามงานซ่อมแซมและบำรุงรักษาทั้งหมดที่ได้รับการดำเนินการในการอนุญาตแต่ละครั้ง
- ประกอบด้วยข้อมูลทางการเงิน เช่น ต้นทุน ภาษี ภาษี เงินสงเคราะห์ ฯลฯ
ข้อกำหนดการจัดการใบสั่งงาน
ผู้อนุมัติงาน
ฝ่ายบริหารหรือบุคคลจากทีมนั้นจะจัดการมอบหมายและอนุมัติความต้องการในการบำรุงรักษาสำหรับการจัดการอุปกรณ์ บางครั้ง การสนับสนุนแผนกต้อนรับของฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์และคลังสินค้าที่รับผิดชอบก็สามารถทำหน้าที่ผู้อนุมัติได้เช่นกัน
ผู้ของาน
ผู้ขอเป็นบุคคลหรือทีมที่ต้องการงานเฉพาะให้เสร็จสมบูรณ์ ผู้บริโภคสร้างคำสั่งงานผ่านการซื้อทางออนไลน์หรือด้วยตนเองในอุตสาหกรรมบริการและสินค้า
ในสถานการณ์สมมติธุรกิจกับธุรกิจ ลูกค้าระดับการค้าสามารถของานได้ หรืออาจมาจากทีมภายใน เช่น ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าที่ร้องขอการซ่อมแซมเวิร์กสเตชัน
ช่างเทคนิคภาคสนาม
ในตั๋วงานบำรุงรักษา ช่างเทคนิคภาคสนาม ได้แก่ วิศวกร ช่างสี ช่างซ่อม ฯลฯ ที่มีทักษะในการปฏิบัติงานตามที่ระบุในเอกสารการสั่งงาน
ส่วนประกอบของคำสั่งงาน
ธุรกิจสามารถบันทึกรายการและข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้จำนวนมากโดยใช้เอกสารคำสั่งงาน นี่คือตัวอย่างบางรายการที่คุณต้องรวมไว้
องค์ประกอบบังคับ
#1. สินทรัพย์เป็นองค์ประกอบหลักของตั๋วงานใดๆ
#2. ต้องระบุชื่อผู้ของานด้วย
#3. ขอบเขตของงานเป็นอีกสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะเป็นตัวกำหนดทักษะ เครื่องมือ และขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)
#4. ผู้ของานควรกรอกฟิลด์ชื่อ Description of Issue ด้วย ช่วยให้ช่างเทคนิคหรือผู้ให้บริการเข้าใจปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
#5. การเปลี่ยนชิ้นส่วนเครื่องจักรหรือข้อกำหนดเครื่องมือพิเศษควรอยู่ในเอกสารด้วย
#6. ธุรกิจทั้งหมดมีอันตรายต่อสุขภาพบางประเภท มันควรจะกล่าวถึงในใบสั่งงาน
#7. วันและเวลาก็จำเป็นมากเช่นกัน อาจมีวันที่เริ่มต้น เวลาเริ่มต้น วันที่สิ้นสุด (ที่คาดไว้) เวลาสิ้นสุด (ที่คาดไว้) วันที่/เวลาสิ้นสุดจริง ฯลฯ
#8. ใบสั่งบริการควรรวมถึงรายละเอียดการติดต่อสำหรับผู้ขอ ผู้จัดการคำสั่งซื้อ ช่างเทคนิค ฯลฯ ดังนั้น คุณสามารถรวมหมายเลขโทรศัพท์มือถือ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรสาร ที่อยู่อีเมล เว็บไซต์ ที่อยู่สำนักงาน ฯลฯ
ส่วนประกอบโดยสมัครใจ
#9. ตั๋วงานอาจมีช่องผู้ลงนามหลายช่องสำหรับลูกค้า ผู้จัดการ ช่างเทคนิค นักบัญชี ฯลฯ
#10. ควรมีชั่วโมงการทำงานสำหรับการเรียกเก็บเงินและการกระทบยอดที่เหมาะสม
#11. การมีรายการงานในแบบฟอร์มใบสั่งบริการเป็นสิ่งที่ดี จะช่วยให้ผู้จัดการใบสั่งงาน ผู้อำนวยความสะดวก และลูกค้าสามารถซิงค์เกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จแล้วได้
#12. รูปแบบตั๋วบริการที่ทันสมัยยังมาพร้อมกับฟิลด์เฉพาะสำหรับความสำคัญของคำสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น ขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญ ผู้จัดการวางแผนใบสั่งบริการ
#13. คุณอาจต้องการรวมรายการตรวจสอบเครื่องมือ แอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์ อะไหล่ วัสดุสิ้นเปลือง ฯลฯ ที่จะตรวจสอบและส่งคืนไปยังสินค้าคงคลัง
#14. คุณสามารถรวมต้นทุนโดยประมาณของงานที่จัดส่งสำหรับใบสั่งต้นทุนเปิด สำหรับคำสั่งซื้อแบบครอบคลุมซึ่งมีการกำหนดราคาไว้ล่วงหน้า ธุรกิจบางแห่งจะกล่าวถึงต้นทุนจริง
#15. สุดท้าย ID คำสั่งซื้อและตำแหน่งงานควรอยู่ที่นั่นเพราะจะช่วยให้คุณจัดทำเอกสารตั๋วงาน
ประเภทของคำสั่งงาน
บำรุงรักษาเชิงป้องกัน
หน่วยการผลิตหรือการผลิตของธุรกิจใดๆ จะออกตั๋วงานสำหรับการบริการอุปกรณ์ ช่วยหลีกเลี่ยงการเสียเครื่องจักรและความสูญเสียในการผลิต
วัตถุประสงค์ทั่วไป
บริษัทจะออกตั๋วบริการเมื่อพวกเขาต้องการให้บุคคลที่สามทำงานเพียงครั้งเดียว เช่น ถอดอุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้ ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสบนแล็ปท็อป ฯลฯ
การตรวจสอบเครื่องจักร
บริษัทอนุมัติคำสั่งงานแบบครั้งเดียวสำหรับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเพื่อประเมินอุปกรณ์ ทรัพย์สิน หรือเครื่องมือ
ไฟฟ้า
ลูกค้าภายในหรือภายนอกสามารถขอแหล่งจ่ายไฟ ไฟส่องสว่าง และสายไฟผ่านเอกสารดังกล่าวได้
ภาวะฉุกเฉิน
ใบสั่งงานดังกล่าวส่วนใหญ่ไม่ได้วางแผนที่จะจัดการกับอุบัติเหตุ คุณอาจออกคำสั่งดังกล่าวเพื่อปกป้องชีวิตของพนักงานหรือบันทึกอุปกรณ์ราคาแพงจากความเสียหายถาวร
โครงการพิเศษ
บางครั้ง คุณจำเป็นต้องอัพเกรดหน่วยการผลิตโดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องจักรที่มีอยู่ คุณขออัพเกรดอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์เป็นพิเศษเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้ตั๋วงานนี้
ประโยชน์ของการใช้คำสั่งงาน
#1. ธุรกิจของคุณกำลังบันทึกตั๋วงานทั้งหมดพร้อมบันทึกที่จำเป็น หน่วยงานตรวจสอบจะขอบันทึกเหล่านี้เมื่อใดก็ตามที่มีการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทของคุณ
#2. คุณทำให้ธุรกิจของคุณโปร่งใสมากขึ้นด้วยการใช้ตั๋วบริการสำหรับการจัดเตรียมบริการทุกครั้ง ลูกค้าชอบที่จะติดต่อกับเอเจนซี่ที่มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับเอกสารงานและการแบ่งปันข้อมูลที่เก็บรวบรวมกับพวกเขา
#3. จ่ายเงินให้ช่างภายในหรือภายนอกได้อย่างรวดเร็วโดยดูจากใบสั่งงานและทำให้พวกเขามีความสุข
#4. ช่วยทีมสินค้าคงคลังในการจัดหาชิ้นส่วนอะไหล่ทั้งหมดล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาคอขวดในการบำรุงรักษาเครื่องจักร
#5. วิเคราะห์บันทึกใบสั่งงานและใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการพังทลายของเครื่องจักรในอนาคต
#6. ธุรกิจที่ให้บริการและผลิตภัณฑ์เป็นศูนย์กลางสามารถประมาณการรายได้ของปีได้อย่างสมเหตุสมผลโดยการตรวจสอบเอกสารใบสั่งบริการที่กรอกและเรียกเก็บเงินแล้ว
#7. สุดท้าย ใบสั่งงานทำหน้าที่เป็นเธรดการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ดังนั้น หน่วยธุรกิจของคุณจึงสามารถขจัดผลกระทบจากการทำงานในไซโลได้
ต่อไปนี้คือบางแพลตฟอร์มที่คุณสามารถค้นหาเทมเพลตสำเร็จรูปได้:
เทมเพลตการสั่งพิมพ์งาน: TemplateLab
TemplateLap เป็นหนึ่งในแหล่งที่เชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับเอกสารทางธุรกิจที่แท้จริง คุณจะพบเทมเพลต แบบฟอร์ม และรูปแบบคุณภาพสูงสำหรับใบสั่งงาน/งานที่นี่ เนื้อหานั้นง่ายต่อการดาวน์โหลด
คุณไม่จำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลมากมายเกี่ยวกับตัวคุณหรือบริษัทเพื่อรับลิงก์ดาวน์โหลด ซึ่งต่างจากคู่แข่งบางราย
เพียงค้นหาแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับงานเชิงพาณิชย์หรืองานส่วนตัวของคุณ แล้วคลิกปุ่มดาวน์โหลดเพื่อรับไฟล์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดไฟล์เทมเพลตได้อย่างง่ายดายโดยใช้แอปประมวลผลคำและสเปรดชีต เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, Google เอกสาร และ Google ชีต
เว็บไซต์นี้แสดงตัวอย่างตั๋วบริการที่หลากหลาย เช่น:
- ตัวอย่างงานซ่อมรถยนต์
- แม่แบบสำหรับงานบำรุงรักษา
- แบบฟอร์มสำหรับงานไอที
- ตัวอย่างงานออกแบบกราฟิกเอาท์ซอร์ส
นอกจากนี้ เทมเพลตเหล่านี้ยังมีการจัดรูปแบบที่จำกัดน้อยกว่า คุณจึงสามารถปรับแต่งตารางและคอลัมน์ในแบบที่คุณต้องการได้
เทมเพลตการสั่งงานฟรี: Smartsheet
สมาร์ทชีท ช่วยให้คุณรวมตั๋วงานเข้ากับระบบการจัดการโครงการของคุณ เนื่องจากเป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เป็นกรรมสิทธิ์ หากคุณใช้เทมเพลตที่ดาวน์โหลดได้ฟรีและนำเข้าเอกสารไปยัง Smartsheet คุณจะไม่ลงทุนกับเงินใดๆ แต่จะทำให้กระบวนการรับและแก้ไขตั๋วบริการทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ
เทมเพลตที่โดดเด่นบางส่วนที่คุณสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ได้แก่:
- ตั๋วงานบำรุงรักษา
- ใบสั่งงานบริการ
- ตั๋วบริการหยุดงาน
- ตั๋วงานจัดสวน
- เทมเพลตการติดตามใบสั่งงานทั้งหมด
เทมเพลตที่โฮสต์นั้นมีวิธีการจัดส่งเนื้อหาสองวิธี ขั้นแรก คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างในรูปแบบ PDF, Excel หรือ Word และปรับแต่งในแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปที่สนับสนุนประเภทไฟล์เหล่านี้
หรือคุณสามารถนำเข้าเทมเพลตลงในแดชบอร์ดโครงการ Smartsheet ของคุณได้ วิธีที่สองสะดวกมากสำหรับสภาพแวดล้อมที่เคลื่อนไหวรวดเร็วและซับซ้อน ซึ่งผู้อนุมัติตั๋วบริการและผู้จัดการต้องจัดการใบสั่งงานหลายร้อยรายการ
เทมเพลตการสั่งงาน: Jotform
หากคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการให้บริการลูกค้าธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องการเอกสารคำสั่งงานที่เป็นทางการ คุณสามารถลองใช้เทมเพลตจาก Jotform. ช่วยให้คุณประหยัดเงินในหลาย ๆ ด้านเช่น:
- การว่าจ้างธุรกิจมืออาชีพจากผู้สร้าง
- การจัดซื้อใบอนุญาตซอฟต์แวร์การจัดการใบสั่งงาน
- การแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารทางธุรกิจที่สามารถสร้างตั๋วงานดังกล่าวให้กับคุณได้
คุณเพียงแค่ใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ง่ายและนำเข้าไปยังโปรแกรมแก้ไข PDF ออนไลน์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Jotform บริการทั้งสองนี้ฟรีสำหรับการใช้งานเชิงพาณิชย์
เทมเพลตตั๋วบริการเด่นที่คุณสามารถใช้ได้คือ:
- การตั้งค่าผลิตภัณฑ์ของลูกค้า
- บริการรถ
- ซ่อมรถยนต์
- การซ่อมบำรุง
- ออกแบบเว็บไซต์
- การผลิตวิดีโอ
- กรูมมิ่งสัตว์เลี้ยง
- การพัฒนาเว็บอิสระ
นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้านเทคนิคมากมายเพื่อใช้งานโปรแกรมแก้ไข Jotforms เป็นเครื่องมือแก้ไข PDF แบบลากและวางแบบง่ายๆ ที่ใครก็ตามที่รู้วิธีใช้งานเว็บเบราว์เซอร์ก็สามารถใช้ได้
เทมเพลตการสั่งงาน: Template.net
Template.net เป็นอีกหนึ่งจุดหมายปลายทางยอดนิยมสำหรับเอกสารการใช้งานส่วนบุคคลและธุรกิจ มีแถบค้นหาที่ค่อนข้างง่าย ซึ่งคุณสามารถพิมพ์ความต้องการของคุณ เช่น เอกสาร เทมเพลต การออกแบบกราฟิก ฯลฯ และแพลตฟอร์มจะดึงตัวอย่างคุณภาพสูงบางส่วน
ส่วนธุรกิจช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงตัวอย่างคำสั่งงานพิเศษบางอย่างที่คุณสามารถปรับแต่งได้โดยตรงบนตัวแก้ไขหรือใช้แอปประมวลผลคำ อย่างไรก็ตาม สิ่งอำนวยความสะดวกในการใช้งานฟรีนั้นค่อนข้างจำกัด
ก่อนอื่น คุณต้องสมัครใช้งานบัญชีแบบฟรีหรือแบบชำระเงิน จากนั้น คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตได้สูงสุดสามรายการในแต่ละวัน ซึ่งเป็นบัญชีฟรี หรือคุณสามารถใช้ตัวแก้ไขได้ อย่างไรก็ตาม จะมีการจำกัดการดาวน์โหลด
อย่างไรก็ตาม มันให้คุณดาวน์โหลดคำสั่งงานของคุณในรูปแบบไฟล์ต่าง ๆ เช่น Apple Pages, Apple Numbers, Google ชีต, Google Docs, Microsoft Word และ Excel
บทสรุป
ใบสั่งงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับเส้นทางกระดาษ การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้กลายเป็นร่องรอยของไฟล์ PDF, Google Docs หรือ Microsoft Word บนแท็บเล็ต แล็ปท็อป หรือโทรศัพท์มือถือ
สรุปโดยย่อ คือ โครงร่างงานที่จะแล้วเสร็จ โดยเมื่อไร โดยใคร และต้นทุนของงาน พนักงานธุรกิจของคุณเริ่มทำงานให้เสร็จสิ้นเมื่อมีการสร้างใบสั่งงาน และพนักงานจะพักเมื่อมีการลงรายการบัญชีรายได้ในสมุดบัญชีของบริษัทตามเงื่อนไขการบัญชีมาตรฐาน
เมื่อคุณได้ผ่านการอภิปรายเชิงลึกเกี่ยวกับตั๋วบริการและแหล่งที่มาของเทมเพลตแล้ว คุณควรจะสร้างสำเนาของเอกสารดังกล่าวที่มีประสิทธิภาพสูงได้
ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จต้องการมากกว่าแค่คำสั่งสำหรับการทำงาน คุณต้องตัดสินใจอย่างชาญฉลาดว่างานใดที่จะยอมรับหรือผ่านโดยรับคำแนะนำจากเครือข่ายผู้เชี่ยวชาญที่ดีที่สุด
