7 ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับ SMB ในปี 2565

ระบบการจัดการเอกสารช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณด้วยการจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย

บริษัทที่มีพนักงานค่อนข้างน้อยมักจะพบว่าการจัดการเอกสารและบันทึกทางธุรกิจจำนวนมากเป็นเรื่องยาก หากพวกเขาเลือกใช้ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ (DMS) พวกเขาจะจัดระเบียบเอกสารได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีมด้วยการให้พวกเขาเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

การจัดการเอกสารคืออะไร?

การจัดการเอกสารหมายถึงการจัดการ จัดเก็บ และติดตามเอกสาร (เอกสาร word, PDF หรือรูปแบบอื่นๆ) ในรูปแบบดิจิทัล การใช้ระบบนี้ บริษัทต่างๆ สามารถจัดเก็บเอกสารได้อย่างปลอดภัยและรวมกระบวนการทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง

ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร

ผลผลิตที่ดีขึ้น

ผลผลิตคือกุญแจสู่ความสำเร็จของบริษัท ระบบจัดการเอกสารจัดระเบียบไฟล์ของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ด้วยเหตุนี้ ทีมงานจึงไม่ต้องกังวลกับการรักษาเอกสารและให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญที่สุด เมื่อคุณรู้ว่าไฟล์ทั้งหมดของคุณได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัย ความอุ่นใจจะเป็นเชื้อเพลิงในการผลิต

ปรับปรุงความปลอดภัย

ทุกบริษัทต้องการปกป้องข้อมูลที่สำคัญและมีความสำคัญต่อภารกิจของตน คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญในระบบการจัดการเอกสารและควบคุมการเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ ดังนั้น การจัดการเอกสารจึงสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างมาก และสามารถใช้เส้นทางการตรวจสอบในภายหลังได้หากจำเป็น

ลดพื้นที่จัดเก็บ

คุณไม่จำเป็นต้องบำรุงรักษาตู้เก็บเอกสาร ถังขยะ และกล่องอีกต่อไป ด้วย DMS คุณจะไม่ต้องเปลืองกระดาษและจัดการเอกสารของคุณแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้พื้นที่จริง

เรียกเอกสารอย่างรวดเร็ว

การค้นหาเอกสารและการดึงไฟล์อาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน เมื่อใช้ระบบจัดการเอกสาร คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและประหยัดเวลาอันมีค่า DMS ให้คุณค้นหาไฟล์ตามชื่อ ข้อมูลเมตา และเนื้อหาโดยใช้เทคโนโลยีระดับไฮเอนด์

การทำงานร่วมกันเป็นทีมที่เหมาะสมที่สุด

โซลูชันการจัดการเอกสารส่วนใหญ่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมได้ มันสามารถเก็บไฟล์ที่รวบรวมจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ และผู้คนสามารถเข้าถึงไฟล์จากสถานที่ห่างไกล เครื่องมือบางอย่างยังอนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกผ่านการเข้าถึงที่ได้รับอนุญาต

อ่านต่อเพื่อทราบแอปจัดการเอกสารอันดับต้นๆ ที่ SMB สามารถใช้ได้

ฉันจัดการ

ฉันจัดการ เป็นระบบจัดการเอกสารที่ช่วยให้คุณแปลงข้อมูลเป็นความรู้ที่มีมูลค่าสูงโดยการเชื่อมต่อเอกสาร มันบันทึกเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์เดียวและจัดหมวดหมู่ตามโครงการหรือไคลเอนต์

ผู้ใช้สามารถสร้าง ค้นหา และแบ่งปันข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพบน iManage นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณค้นหาเอกสารใด ๆ ได้อย่างง่ายดายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

  วิธีเปิดเสียงรอบทิศทางสำหรับ AirPods บน iPhone หรือ iPad

เครื่องมือนี้สามารถผสานรวมกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่างๆ ของ Office 365 และ Google Workspace เพื่อการจัดการเอกสารที่คล่องตัว

กล่อง

โดยใช้ กล่องบริษัทสามารถจัดเก็บ จัดการ และทำงานร่วมกันบนเนื้อหาได้อย่างปลอดภัยโดยไม่คำนึงถึงประเภทของอุปกรณ์ คุณลักษณะการจัดการวัฏจักรของเอกสารช่วยให้มั่นใจว่ากระบวนการจัดการเนื้อหาเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล และคำขอให้ค้นพบ

คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตผู้ใช้ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเอกสาร เพื่อให้เฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้เพื่อให้มองเห็นและควบคุมได้อย่างสมบูรณ์

Box ยังสามารถผสานรวมกับ API แบบเปิดและแอปพลิเคชันระดับองค์กรได้อย่างราบรื่น ด้วยคุณลักษณะต่างๆ เช่น ประวัติเวอร์ชัน ลิงก์ที่แชร์ และการแสดงความคิดเห็น การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมกลายเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ยังใช้ข้อมูลเมตาที่ปรับแต่งเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบเอกสาร

Folderit

คุณกำลังมองหาโซลูชันการจัดการเอกสารที่นำเสนอระบบการจัดเก็บและการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ยั่งยืนหรือไม่? ในกรณีนั้น ไปเพื่อ Folderit. เป็นระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ที่ช่วยให้คุณทำงานแบบไร้กระดาษในลักษณะที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้

มันเก็บข้อมูลเมตาและไฟล์หรือเอกสารเวอร์ชันเก่ากว่าอย่างปลอดภัย ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้โดยใช้ชื่อไฟล์ ข้อมูลเมตา คีย์เวิร์ด และเนื้อหาเอกสาร นอกจากนี้ยังรองรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การลิงก์ไฟล์ การเก็บรักษาอัตโนมัติ ตัวเตือน การกำหนดหมายเลขเอกสาร เส้นทางการตรวจสอบ และการสำรองข้อมูลในเครื่อง

คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารดิจิทัลได้อย่างราบรื่นด้วยการอนุญาตที่แตกต่างกัน คุณสามารถรวมแอป Office 365 และ DocuSign เข้ากับเครื่องมือนี้ได้

OpenKM

OpenKM เป็นโซลูชันการจัดการเอกสารทางธุรกิจที่ช่วยให้คุณควบคุมการผลิต การจัดเก็บ และการกระจายเอกสารดิจิทัล ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถควบคุมการไหลของเอกสารได้ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพของความพยายามในทีมของคุณ

แอปนี้มีเครื่องมือการดูแลระบบหลายอย่าง เช่น การกำหนดบทบาทของผู้ใช้ การค้นหาขั้นสูง การควบคุมการเข้าถึง ระดับความปลอดภัยของเอกสาร บันทึกการใช้รายละเอียด การตั้งค่าอัตโนมัติ และโควตาผู้ใช้

ที่นี่ คุณสามารถสร้างเนื้อหาเกี่ยวกับการหายใจเพื่อการตัดสินใจและการสร้างความรู้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ เมื่อใช้ DMS นี้ คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลดิจิทัลใดๆ และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมได้

eFileCabinet

eFileCabinet เป็นระบบจัดการเอกสารที่ทรงพลังที่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสามารถนำไปใช้ในการจัดระเบียบข้อมูลออนไลน์ได้ ไม่ว่าจะมีเอกสารกี่ฉบับก็ตาม

หากต้องการจัดเก็บไฟล์ เพียงอัปโหลดไฟล์บนแพลตฟอร์มนี้ ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ใดก็ได้โดยใช้ชื่อไฟล์หรือเทมเพลตโฟลเดอร์ นอกจากนี้ eFileCabinet ยังให้คุณเข้าถึงเอกสารที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็ว

ในขณะที่อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม เครื่องมือนี้ยังช่วยให้คุณเพิ่มระดับความปลอดภัยที่แตกต่างกันสำหรับการเข้าถึงที่มีการควบคุม นอกจากนี้ยังรองรับการทำงานร่วมกับเครื่องมือของบริษัทอื่น เช่น MS Office, DocuSign และ Salesforce

  วิธีลบประวัติ Uber

คุณลักษณะอื่นๆ บางอย่าง ได้แก่ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัส การระบุตำแหน่งหรือการตรวจสอบสิทธิ์ตาม IP และการอนุญาตตามบทบาท

DocuWare

DocuWare เป็นแพลตฟอร์มที่คุณสามารถแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัลและรักษาความปลอดภัยจากอุปกรณ์ใดก็ได้ทุกเวลา นอกจากนี้ยังช่วยคุณในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการจัดการพนักงาน มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องพึ่งพาทีมจากระยะไกลหรือมีพนักงานแบบกระจาย

DocuWare เสนอพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญทั้งหมดของคุณ เช่น สัญญา ข้อมูลพนักงาน และบันทึกทางการเงิน หลังจากจัดเก็บไฟล์ในเครื่องมือนี้ คุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถแก้ไขหรือใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารนั้นได้โดยตรงบนแพลตฟอร์มเดียวกัน

นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ชาญฉลาดเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหา ติดตาม และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย แอพนี้ยังใช้ข้อมูลดัชนีเพื่อจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดของคุณอย่างเรียบร้อย

กลางแจ้ง

กลางแจ้ง เป็นแพลตฟอร์มที่นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น การจัดการเอกสาร การจัดการเนื้อหาเว็บ การจัดการบันทึกและรูปภาพ และที่เก็บเนื้อหาเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ขององค์กร

เครื่องมือโอเพนซอร์ซนี้เข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการ Windows และ Unix แม้จะปรับแต่งได้ง่าย แต่ผู้ใช้ใหม่ต้องใช้เวลาเรียนรู้วิธีใช้งาน

คำพูดสุดท้าย📃

ด้วยโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ คุณไม่จำเป็นต้องผ่านตู้มากมายสำหรับไฟล์ที่จำเป็น บทความนี้กล่าวถึงเครื่องมือที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณสร้างระบบการจัดการเอกสารสำหรับองค์กรของคุณ

เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติเพื่อตอบสนองความต้องการของอุตสาหกรรมที่หลากหลาย ในทำนองเดียวกัน คุณอาจเรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

เรื่องล่าสุด

x